Ook processen zijn rijp voor robotisering

Robots duiken overal op. Ook sommige processen kunnen door robotisering worden vervangen. Bij alles wat veel tijd kost , uit veel dezelfde handelingen met weinig beslissingen bestaat en foutgevoelig is kan Robotic Process Automation (RPA) uitkomst bieden.

RPA is het imiteren door softwarematige robots van telkens terugkerende menselijke handelingen. Er zijn verschillende niveaus te definiëren. Als je het bekijkt op een schaal beginnend bij macro’s tot aan kunstmatige intelligentie, zit RPA links midden van dat spectrum. Het is niet hyper intelligent en kan niet zelf ‘beslissingen’ nemen of zichzelf dingen aanleren. Het kan door softwarematige instellingen wel op regels gebaseerde beslissingen nemen en simpele handelingen uitvoeren. RPA kan goed worden gebruikt bij processen met de volgende kenmerken:

• Repeterende handelingen in een proces
• Processen met duidelijke beslisregels (Als/dan)
• Hoge volumes van gegevensverwerking
• Geen/deels behoefte aan menselijke interpretatie
• Geen uitzonderingen, maar gestructureerd proces

Idealiter zou je deze processen volledig willen automatiseren. Echter, in de praktijk kan dit niet altijd. Automatiseren via de achterkant is duur, de IT afdeling heeft (op korte termijn) geen tijd of er zijn afhankelijkheden met externe bronnen of bestaande legacy systemen. Dán is RPA een oplossing! Een robot kan juist die delen van een proces overnemen die medewerkers veel tijd kosten, foutgevoelig zijn en het werk minder aantrekkelijk maken. Een robot heeft als voordelen dat deze snel up and running is, 24 uur per dag kan werken, schaalbaar is en niet kan klagen. We lichten de voordelen en toepasbaarheid van RPA hieronder toe aan de hand van een praktijkvoorbeelden.

RPA in de praktijk

Een proces dat veel tijd, geld en moeite kost, is het KYC (Know Your Customer) proces. Om een volledig klantbeeld op te bouwen is informatie uit verschillende (externe) bronnen nodig. Het is niet mogelijk om dit proces te automatiseren omdat niet alle externe partijen interfaces beschikbaar hebben waarmee data opgehaald kunnen worden. Een robot kan dit werk van de medewerkers over nemen, bijvoorbeeld het downloaden van KvK-uittreksels. Het werkt als een computer waarop software geprogrammeerd wordt die de hele dag mapjes aanmaakt en daarin de juiste documenten van externe partijen opslaat. Automatiseren van de front-end! De analist kan vervolgens direct aan de slag met het dossier en het denkwerk uitvoeren waarvoor menselijke interpretatie nodig is.

Veel sneller

Een ander voorbeeld is de migratie van gegevens van het ene naar het andere systeem. Bedrijven huren vaak personeel in om deze gegevens over te zetten. Dit kost weinig voorbereiding, maar het kan flink in de papieren lopen. Een alternatief is om dit te automatiseren via de achterkant. Het schrijven en testen van een script kost veel tijd, dus je kunt niet snel aan de slag. Door RPA in te zetten kan er veel meer in korte tijd worden gemigreerd en kunnen migraties makkelijk worden herhaald. Een bonus is dat RPA via de voorkant migreert, waardoor bestaande workflow en validaties worden gebruikt!

Dit zijn voorbeelden van processen die (deels) door RPA vervangen kunnen worden. Uiteraard zijn er nog veel meer. We denken graag mee om binnen organisaties te kijken of er processen zijn die met RPA goedkoper, sneller en beter kunnen.