Project met impact: structuur aanbrengen in het pensioenprogramma van een verzekeraar

Dat de Wet Toekomst Pensioenen voor beweging zorgt in het Nederlandse pensioenlandschap is geen nieuws. Pensioenuitvoerders en –verzekeraars zetten alles op alles om te voldoen aan de vereisten van de wet en de, toch wel krappe, deadline te halen. Vanzelfsprekend speelt ITDS ook een belangrijke rol in deze rigoureuze transitie. We zijn betrokken bij diverse pensioenprojecten, waaronder bij een van de grootste verzekeraars van Nederland. Daar hebben Marcel Kievid en Perry van Caspel gezorgd voor transparantie omtrent de aanpak en biedt Arnold Velthove de structuur die nodig is voor het realiseren van een flexibele pensioenregeling. 

De pensioenverzekeraar was ruim op tijd begonnen met de voorbereidingen voor de nieuwe pensioenwet. Er was een programma opgezet, diverse rollen waren toegewezen en de keuze voor een nieuw administratiesysteem was gemaakt. Alleen ontbrak het overzicht. Het was niet duidelijk wie waar mee bezig was, wat de status was van alle projecten en überhaupt of alles van de Wet Toekomst Pensioenen gedekt was. Wat ze nodig hadden? Een overzichtelijk totaalplaatje van de werkzaamheden en duidelijkheid waar de organisatie zich bevindt in het proces.  

Inzicht dankzij de scan 

Om structuur aan te brengen aan het pensioenprogramma voerden Marcel en Perry de ITDS Pensioenakkoord Scan uit bij de pensioenverzekeraar. Met de ITDS Pensioenakkoord Scan kunnen we bij organisaties precies in kaart brengen wat er nog moet gebeuren voor de nieuwe pensioenwet, waar kansen liggen en waar bottlenecks kunnen ontstaan. ‘Hoe eerder je dit in kaart brengt, hoe eerder je gericht te werk kunt gaan’, vertelt Marcel. ‘Na onze Pensioenakkoord Scan komen organisaties er vaak achter dat ze tóch niet alles op orde hebben. Het is een echte eyeopener. Maar wel een die belangrijk is voor de voortgang van het hele project. We bieden de organisatie namelijk een totaaloverzicht van alle werkzaamheden, waardoor ze precies weten welke richting ze op moeten.’  

Gas bijgeven of goed op weg? 

Om dit totaaloverzicht ook te creëren, hebben Marcel en Perry het proces van de Pensioenakkoord Scan in gang gezet. De eerste stap? Een uitgebreide inventarisatie van de aanpak. ‘Aan de hand van drie workshops, bestaande uit stakeholders van buiten en binnen organisatie, hebben we onderzoek gedaan naar de voortgang van de voorbereidingen’, legt Perry uit. ‘We hebben hierbij gekeken naar verschillende facetten, zoals: zijn alle elementen van het pensioenakkoord bekend? Is het duidelijk bij wie welk onderdeel is belegd? Wat is de voortgang van elk project? Aan de hand van deze informatie kunnen we elk element van het pensioenakkoord een score geven. Die score bepaalt de status van elk element. Zo weet de pensioenverzekeraar precies waar ze nog gas bij moeten geven en waar ze al goed op weg zijn.’ 

Nét dat stapje extra 

De resultaten van het onderzoek hebben Perry en Marcel samengevat in een rapportage. Ook hebben ze een dashboard gemaakt waarop ze bij de pensioenverzekeraar de status van elk element kunnen monitoren. ‘Het dashboard biedt een uitgebreid overzicht van alle elementen van het Pensioenakkoord. Gedurende het hele traject kunnen ze de voortgang blijven monitoren. Daarnaast hebben we inzichtelijk gemaakt welke mensen nog waar nodig zijn’, aldus Perry. Met het opleveren van de rapportage en het dashboard geven Marcel en Perry het stokje door aan Arnold Velthove. ‘We hebben nu duidelijk in kaart gebracht waar de gaps zitten in de organisatie en wat er nog moet gebeuren voordat de nieuwe pensioenwet inwerkingtreedt. Arnold zal in zijn rol van projectmanager de organisatie helpen met deze voortgang’, aldus Marcel.  

Orde scheppen in de pensioenchaos 

‘Door het versnipperde karakter van het uit te voeren programma, was het belangrijk dat er iemand werd aangewezen om de zaken in goede banen te begeleiden’, legt Arnold uit. ‘Ikzelf was al een tijdje werkzaam bij de pensioenverzekeraar, als projectmanager op een ander project. Met mijn ervaring binnen de organisatie en mijn kennis van pensioenprojecten, werd mij gevraagd om het programma te leiden.’ Als projectmanager bewaakt Arnold het overzicht over het programma. Hij houdt de voortgang in de gaten, zorgt dat de planning wordt gehaald, houdt het contact met externe partijen en is het aanspreekpunt voor alle afdelingen. ‘Naast deze werkzaamheden kunnen medewerkers ook bij mij terecht voor issues en uitdagingen. Hiermee breng ik een stuk structuur aan in het programma.’ 

Teamwork zoals alleen ITDS’ers dat kunnen 

Doordat de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel veel van de organisatie vraagt, heeft de pensioenverzekeraar besloten het programma op te delen in twee delen: het Wtp programma waar Arnold werkzaam is en het Wave programma dat zich focust op de implementatie van het nieuwe administratiesysteem en alles wat daarbij komt kijken. ‘ITDS’er Jeroen Lausberg is heel nauw betrokken bij dit programma. Hij is de product owner voor de portalen en houdt zich ook bezig met de communicatie naar intermediair en werkgevers. Het Wtp programma focust zich meer op de uitrol van de nieuwe pensioenwet. Tussen de twee programma’s moet er continu worden samengewerkt. Het Wtp programma is namelijk verantwoordelijk voor het aanleveren van de input, dat het Wave programma vervolgens implementeert in Plexus, het nieuwe administratiesysteem. Doordat de twee programma’s met elkaar verworven zijn, is het logisch dat ik als aanspreekpunt voor beide programma’s fungeer. Zo kunnen we de best mogelijke samenwerking realiseren.’ 

Taken verdelen

In zijn rol als projectmanager was het voor Arnold ook belangrijk dat hij nauw betrokken was bij de ITDS Pensioenakkoord Scan. Hij heeft alle workshops bijgewoond en waar nodig begeleiding en informatie gegeven. Als projectmanager is het ten slotte zijn taak om aan de hand van de uitkomsten van de scan verbeteringen door te voeren. ‘Voor elk hoofdelement van de Wet Toekomst Pensioenen die Marcel en Perry hebben beoordeeld binnen de organisatie heb ik een coördinator vanuit de business toegewezen. Deze personen zijn eindverantwoordelijk voor de inhoudelijke uitwerking en primair voor het halen van de planningen. Ik neem het toezicht op me, zodat we zeker weten dat het allemaal goed verloopt.’ 

Essentiële eigenschappen 

Als projectmanager van een programma van deze omvang, is het van belang dat je over de juiste vaardigheden beschikt. ‘In deze functie ben ik continu bezig met stakeholdermanagement. Dan komen goede communicatievaardigheden en inlevingsvermogen enorm goed van pas. Je moet mensen kunnen blijven motiveren om zich in te zetten voor het programma. Ze moeten bereid zijn om een bijdrage te leveren en begrijpen dat het een belangrijke verandering is.’ Daarnaast is assertiviteit volgens Arnold ook een essentiële eigenschap. ‘Een actieve en resolute werkwijze is van belang om goed een vinger aan de pols te kunnen houden. Wacht niet tot er input komt vanuit de business maar ga er zelf achteraan. Zorg ervoor dat je kunt aanvoelen wat mensen en afdelingen nodig hebben.’ Tot slot is nauwkeurigheid in je werkzaamheden cruciaal. ‘Als je het overzicht bewaart van zo’n groot programma wordt er van je verwacht dat je accuraat te werk gaat. Een fout in één proces kan namelijk ook effect hebben op alle andere processen.’  

Externe factoren 

Een andere uitdaging die niet alleen Arnold aangaat, is de overname van een andere pensioenorganisatie door de verzekeraar. ‘De samensmelting met deze pensioenorganisatie is een belangrijke factor waar rekening mee moet worden gehouden in dit proces. Hoewel de fusie nog niet in gang is gezet, moet natuurlijk wel al worden nagedacht hoe hiermee wordt omgegaan’, bekent Arnold. Daarbij is er nog een andere essentiële factor die uitdagingen mee kan brengen. ‘Keylane heeft een vooraanstaande positie in de uitrol van Keylane Plexus, het administratiesysteem van de pensioenverzekeraar. Je ziet dat er veel wordt geworsteld met wat de organisatie nodig heeft en wat het systeem kan bieden. Bovendien zijn er nog veel meer pensioenorganisaties die de hulp nodig hebben van de softwareleverancier bij de systeemimplementatie. Het is dus enorm van belang dat de samenwerking tussen Keylane en de pensioenverzekeraar goed verloopt en systeem naar wens wordt opgeleverd.’ 

Klaar voor de nieuwe pensioentoekomst 

Rekening houdend met al deze afhankelijkheden en uitdagingen, wordt er hard gewerkt aan het halen van de planningen, zodat de pensioenverzekeraar de klant de best mogelijke dienstverlening kan aanbieden. ‘De markt is afwachtend en de kans is groot dat veel werkgevers uitstelgedrag gaan vertonen. Desondanks zijn ze bij de pensioenverzekeraar actief bezig om een flexibele pensioenregeling te realiseren. Door middel van input uit de markt hebben we duidelijk in beeld wat er van de nieuwe gebruiksomgeving wordt verlangd. Gebruiksvriendelijkheid staat hierbij voorop. Met Plexus hebben ze daarbij een goed systeem in handen dat klantgericht datamanagement mogelijk maakt. Door deelnemers daarnaast van kraakheldere communicatie te voorzien stevenen we af naar een succesvolle transitie. Het is mooi om te zien hoe we als ITDS hieraan een bijdrage kunnen leveren.’  

Bij ITDS gaan we altijd voor het beste 

Deze opdracht is een goed voorbeeld van hoe we met onze expertise pensioenorganisaties kunnen leiden naar een betere pensioentoekomst. Met de door ITDS ontwikkelde Pensioenscan zijn we in staat duidelijkheid te scheppen in de complexiteit die de Wet Toekomst Pensioenen met zich meebrengt. Daarnaast zetten we onze expertise vanzelfsprekend in om de uitkomsten van deze scan te implementeren in de organisatie aan de hand van effectief projectmanagement. Daar zit onze kracht; kansrijke ontwikkelingen vertalen naar concrete strategieen en die richting geven. ITDS speelt een grote rol in de verbetering van de pensioentoekomst en we verwachten dat deze rol de aankomende jaren nog groter wordt.