Een gloednieuw administratiesysteem voor Monuta

Een moderne en effectieve polisadministratie is onmisbaar voor een uitvaartverzekeraar. Na twintig jaar was die van Monuta aan vervanging toe. ITDS ondersteunt ze tijdens de overstap naar een nieuw systeem, en helpt bij de implementatie, migratie en transformatie. We spraken met Hans van Gerrevink, Manager bij Monuta, over dit impactvolle traject. 

Grote speler

“Ik werk al jaren bij Monuta, dus je kunt wel zeggen dat ik verknocht ben aan dit bedrijf,’ zegt Hans van Gerrevink. In 2001 begon hij op het Klant Contact Center, nu is hij manager Innovatie, Informatie & Assortiment op de afdeling Verzekeringen. “Monuta is een bijzondere organisatie, we betekenen echt iets voor nabestaanden.”

Hans zag de sector de afgelopen twintig jaar veranderen. “We zijn een van de grote partijen op de uitvaartmarkt. Toch komen er steeds meer – over het algemeen kleine – bedrijven bij. We moeten blijven meebewegen, en daarom hebben we in 2018 onze strategie onder de loep genomen en onze doelen herijkt.”

Hart van het bedrijf

“We kwamen erachter dat ons polisadministratiesysteem verouderd was. Het gaat al twintig jaar mee en voldoet niet meer aan onze wensen. Toch is het superbelangrijk dat het systeem goed werkt: het is het hart van ons verzekeringsbedrijf, en bevat alle informatie over onze 1,6 miljoen klanten.” Dus ging Monuta op zoek naar een specialist die ze kon helpen met een nieuwe IT-strategie. “We hadden contact met twee consultancybedrijven van de Big Four, en twee kleinere partners. Uiteindelijk kozen we voor ITDS: zij hadden al ervaring in de uitvaartbranche. Bovendien werken we graag met een mkb, omdat we dat zelf ook zijn.”

IT-expert op de uitvaartmarkt  

“We gingen in gesprek met Michiel van der Lans – directeur bij ITDS – en z’n team. Op basis van hun advies kozen we voor een klassieke migratie en een standaard softwarepakket dat we alleen maar hoeven te configureren. Aan de hand van een Request for Proposal zijn we op zoek gegaan naar een leverancier die goed bij Monuta past. We kwamen uit bij het IT-systeem van nexxbiz.”

Eerst analyseren, dan implementeren

“We hebben net de analysefase achter de rug: we hebben alle polissen en producten onderzocht en gemodelleerd. Nu staan we aan het begin van de implementatiefase. We willen dat het nieuwe systeem op 1 januari 2024 geïmplementeerd is. Dat moet ook, want ons huidige systeem loopt echt op z’n eind.”

Project met impact

“Ik ben ontzettend blij met het team waarmee we aan dit project werken, we doen dit echt sámen. Bij ITDS zitten ervaren mensen met oog voor realisatiekracht. Ze committeren zich aan onze doelstellingen, maar we vragen ze ook om kritisch te zijn. Wij willen van alles, maar zij moeten zeggen wat er kan, en wat niet. Dat is de kracht van ingehuurde expertise.”

Hans vindt het fijn dat ITDS van A tot Z betrokken is. “Ze ondersteunen niet alleen bij de migratie en implementatie, maar ook bij de ‘veranderkant’. Daar hebben we een transformatiemanager voor aangesteld. Deze verandering heeft veel impact op onze organisatie. Een nieuw systeem vraagt veel van collega’s, daar moeten we ze op voorbereiden. We nemen ze graag zo vroeg mogelijk mee in het proces, ook om weerstand te voorkomen.”

“Ons doel? Op tijd én binnen budget het nieuwe polisadministratiesysteem implementeren. We doen er, samen met ITDS, alles aan om de deadline te halen.”

 

 

Beeld: Medea Huisman