Proces implementatie van inbeslaggenomen voertuigen

DE VRAAG

De opdrachtgever, werkzaam in de voertuighulpverlening, heeft een tender gewonnen waardoor ze een nieuwe klant binnen hebben gehaald. Voor deze nieuwe klant moest het gehele proces van takel-, sleep- en bergen van inbeslaggenomen voertuigen worden geanalyseerd en worden uitgewerkt in een projectplan. Ook moest er een functioneel ontwerp voor de implementatie worden opgeleverd. De vraag vanuit de opdrachtgever was om dit proces in te regelen en te coördineren.

ONZE AANPAK

Onze aanpak voor dit project bestond uit drie fasen, namelijk: het projectplan, de analyse en de livegang.

Projectplan

Wij zijn gestart met het maken van een projectplan waarin we het projectteam en haar verantwoordelijkheden beschreven, het proces hebben geanalyseerd en uitgewerkt en tijdslijnen inclusief deadlines opstelden voor de implementatie van de nieuwe klant in de systemen van onze opdrachtgever. Door de korte tijdslijnen met een harde deadline was de druk op snel resultaten neerzetten groot. Hierdoor was een pragmatische aanpak van groot belang. Doordat de projectmanager hierbij ook de inhoud in is gedoken en zo snel up to speed was, is een stuk van deze inhoud al beschreven in het projectplan en is hier tijdwinst behaald.

Analyse

Tijdens deze fase beschreven we hoe het proces van de takel-, sleep- en bergingsdienst ingeregeld moest worden in hun systemen én hoe deze moest aansluiten op een externe applicatie waar de klant gebruik van maakt. Gezien de korte tijdslijnen en steeds wijzigende wensen van de klant van de opdrachtgever, was het belangrijk om constante afstemming te zoeken tussen de verschillende stakeholders van de klant en van de opdrachtgever. Door in hoge frequentie bij elkaar te komen is de analyse in een stroomversnelling gekomen.

Livegang

Het was niet mogelijk om af te wijken van de deadline. Hierdoor was een pragmatische aanpak bij het naderen van de deadline vereist. Op de deadline is het grootste deel van de functionaliteiten opgeleverd. Daarna zijn er kort cyclisch releases geweest met nieuwe functionaliteiten. Zo is in de eerste weken na livegang nog veel gesleuteld zodat uiteindelijk het proces juist ingebed was in de organisatie. Door de agile aanpak van kort cyclisch opleveren was dit mogelijk.

Na de implementatie van het systeem hebben we de aansturing van het operationele team op ons genomen. De projectmanager is aangebleven om deze dagelijkse aansturing te verzorgen tot de afdeling zelf het proces kon managen en soepel kon laten verlopen.

HET RESULTAAT

We hebben het proces voor de sleepdienst bij onze opdrachtgever voor de nieuwe klant ingeregeld. We hebben een web-based portal ontwikkeld waar de klant van de opdrachtgever al haar opdrachten in kan terug vinden. Ook hebben we een een app (applicatie) ontwikkeld waardoor deze opdrachten altijd en overal te benaderen zijn op een smartphone. Het totaalresultaat is een gerealiseerde omzet van minimaal €1,7 miljoen op jaarbasis.