Implementatie van een cloud-based platform

DE VRAAG

Onze opdrachtgever is bezig met een transitie naar de cloud. Voor hun documentatie maakten zij gebruik van een netwerkschijf. Op deze netwerkschijf stond veel oude documentatie, dubbele documentatie en konden bestanden niet meer teruggevonden worden. Onze hulp werd gevraagd bij de implementatie van een cloud-based platform voor het beheren van de documentatie.

ONZE AANPAK

De aanpak bestond uit een aantal fasen: de opstartfase, de bouw- en testfase, en de implementatie- en migratiefase.

Opstartfase
De wens van de opdrachtgever was om één centrale opslagplek te hebben voor documentatie. Aan de hand van de wensen van de opdrachtgever kozen we voor het platform SharePoint. Samen met SharePoint consultants keken we hoe het huidige informatielandschap van de opdrachtgever eruit zag en hoe we dit konden vertalen naar een landschap binnen SharePoint. Daarnaast haalden we de wensen van de interne stakeholders op. Dit schreven we uit in een implementatieplan.

Bouw- en testfase
Om een duidelijk overzicht te creëren is het platform opgedeeld in verschillende thema’s binnen de afdeling. Sommige documenten vielen onder meerdere thema’s. Door middel van ‘tags’ konden we documenten aan meerdere thema’s verbinden. Zo heb je geen dubbele bestanden meer en altijd de meest recente versie beschikbaar. Het bouwen en testen van de omgeving gebeurde tegelijkertijd. SharePoint is eenvoudig in gebruik. Hierdoor konden we aanpassingen direct doorvoeren.

Implementatie- en migratiefase
Voor de migratie plaatsvond, hebben we met de experts van de thema’s binnen de afdeling bepaald welke documenten over moesten naar de nieuwe omgeving en welke weg konden. Zo is tijdens de migratie alle documentatie direct opgeschoond.

We ontwikkelden trainingen om de medewerkers de basisprincipes van SharePoint uit te leggen. We gaven eerst een basistraining omdat de technische achtergrond van de medewerkers verschillend was. Medewerkers die meer hulp nodig hadden met de overgang kregen een vervolgsessie. Dit gebeurde meestal 1 op 1 of in kleine groepen, zodat we vragen direct konden beantwoorden. Na de implementatie is er een beheerder voor SharePoint aangesteld zodat mensen met vragen altijd een aanspreekpunt hebben.

HET RESULTAAT

Met een migratie naar de cloud kon de netwerkschijf uitgefaseerd worden. Door de migratie is de documentatie flink opgeschoond en beter gestructureerd in SharePoint. Medewerkers kunnen online tegelijkertijd in documenten werken en het is inzichtelijk wie de laatste aanpassingen heeft gedaan. Er zijn geen dubbele documenten meer, terwijl oude versies ook nog steeds toegankelijk zijn. Het cloud-based platform is niet alleen toekomstbestendig, maar ook een stuk goedkoper in onderhoud in vergelijking met een netwerkschijf. Daarnaast sluit de oplossing goed aan op de doelstelling van de opdrachtgever in hun transitie naar de cloud.

Welke kansen zie je?

We maken graag een afspraak. Bel ons op 0653778749 of stuur een e-mail naar e.hoekstra@itds.nl.

Bel mij terug

Hidden
Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.