Aantoonbaar in controle volgens het datakwaliteitskader van de Wet Toekomst Pensioenen

VRAAG

Aantoonbaar in controle zijn over data volgens het datakwaliteitskader is voor pensioenorganisaties een essentieel onderdeel van de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel. Om dit te bereiken, is een grondige analyse noodzakelijk om alle datakwaliteitsrisico’s vast te stellen. Een Nederlandse pensioenuitvoerder had hulp nodig bij dit vraagstuk. Omdat zowel pensioenkennis, als expertise van data als risicomanagement vereist was, sloten twee senior ITDS’ers aan bij het project. Zij zorgden voor de juiste inhoudelijke sturing en versnelling om de deadline van de toezichthouder te halen.

AANPAK

Risico analyse op de datakwaliteit
De pensioenuitvoeringsorganisatie moet kunnen aantonen aan de toezichthouder dat ze controle hebben over hun gegevens en dat de datakwaliteit voldoende is. Daarnaast is het voor de organisatie belangrijk om aan alle fondsen te laten zien dat ze gegevens goed beheren en klaar zijn voor het invaren. Hiervoor wilde de organisatie een kwalitatief raamwerk creëren waarmee ze de risico’s kunnen bepalen voor de vereiste toetsmomenten. Om dit te verwezenlijken, zijn ze een programma gestart om op een aantoonbare manier in controle te zijn over datakwaliteit.

Onderschat het proces niet
Om pensioenorganisaties te ondersteunen bij de risicobeheersing op datakwaliteit, heeft de Pensioenfederatie in 2022 een ‘Kader Datakwaliteit’ gepubliceerd. Dit kader beschrijft maar liefst 6 fasen die een organisatie moet doorlopen om te kunnen invaren. Hoewel het niet de eerste keer is dat pensioenorganisaties moeten rapporteren over datakwaliteit, moet het proces niet worden onderschat. De omvang van de Wet Toekomst Pensioenen, de nauwkeurigheid die verlangd wordt en de krappe tijdslijnen, brengen extra uitdagingen met zich mee.

Hulptroepen
Daarom wilde de pensioenuitvoeringsorganisatie graag extra ondersteuning om deze uitdagingen het hoofd te bieden. Ook was er behoefte aan uitgebreide kennis van data- en risicomanagement. Naast de inhoudelijke expertise wilden ze het project ook graag versnellen. De organisatie had namelijk nog maar een paar maanden de tijd voordat de eerste belangrijke deadline voor de deur stond. Door de grootte van de organisatie was het best een uitdaging om deze deadline te halen.

Alle fases doorlopen
In samenwerking met de organisatie zorgde ITDS voor meer sturing in de projectgroep en diende als verbindende factor tijdens de verschillende stappen in het proces. Hierdoor konden de fases van het proces op een efficiënte manier worden doorlopen. Te beginnen met het (her)formuleren van de aanvliegroute voor datakwaliteit en het verzamelen van kritieke data-elementen. Daarna volgden de meest uitdagende fases: risico- inventarisatie en -beoordeling en data-analyses en deelwaarnemingen. Deze fases vragen veel van de organisatie; mensen van verschillende afdelingen worden ingezet om knelpunten en risico’s in kaart te brengen. Bovendien is expertise en nauwkeurigheid essentieel. Gemiddeld genomen worden per fonds 60 key data items gedocumenteerd. Met daarin de definitie, data impact classificatie, data elementboom beschrijving, beheersing maatregelen, netto risico conclusie en eventueel aanvullende mitigerende acties. Alle informatie die is verzameld werd daarna geanalyseerd.

De tweede helft van het proces werd gevormd door een rapportage, die is opgesteld aan de hand van alle werkzaamheden en conclusies. Vervolgens keken we samen met de organisatie naar passende vervolgacties, zodat deze zaken worden opgelost voordat ze gaan invaren. Al deze informatie wordt gepresenteerd aan de accountant en de pensioenfondsen. In de laatste fase besluit het bestuur of de organisatie voldoet aan de datakwaliteitseisen om te kunnen invaren.

RESULTAAT

Door snel en effectief te handelen was ITDS in staat om een kwalitatief risicoraamwerk te vormen, dat bruikbaar is voor alle toetsmomenten die met het datakwaliteit pensioenkader gemoeid zijn. Daarnaast is onze expertise duurzaam ingezet. We gaven belangrijke stakeholders in de organisatie een kennisoverdracht, zodat ze toekomstige toetsingsmomenten zelfstandig op kunnen pakken. Met onze hulp is de pensioenuitvoeringsorganisatie weer een stap dichter bij het gewenste niveau van controle volgens de richtlijnen van het pensioenkader.