Grip op transactiemonitoring bij een Nederlandse bank

VRAAG

Het is de laatste jaren een steeds belangrijker topic: verdachte financiële transacties. Als financiële instelling ben je verplicht om transactiemonitoring toe te passen als er sprake is van een financiële transactie. Deze monitoring moet voldoen aan de wettelijke richtlijnen van de AFM en DNB. Om beter zicht te hebben op deze transacties dien je als instellingen deze richtlijnen in acht te houden en de kwaliteit van de monitoring continu te verbeteren. Is dit niet het geval? Dan kun je als organisatie ongebruikelijke transacties over het hoofd zien en hele hoge boetes riskeren.

Onlangs werden zorgen over dit topic nog aangekaart door de Autoriteit Financiële Markten (AFM) in de media. Slechts 11% van alle financiële beleggingsinstellingen meldt verdachte transacties. Terwijl het aannemelijk is dat dit aantal hoger ligt. Daarom heeft de toezichthouder besloten om, na jarenlange focus op regulier betalingsverkeer, nu ook de focus te leggen op transacties in andere bancaire producten.

Voor een Nederlandse bank het startsein om de transactiemonitoring van de productdomeinen, sparen, beleggen en hypotheken onder de loep te nemen. Ze vroegen daarbij om ondersteuning van ITDS. Aan ons de verantwoordelijkheid om samen met de bank dit proces te verbeteren en te voldoen aan de richtlijnen van AFM.

AANPAK

 Een goede aanpak is van belang bij het optimaliseren van het monitoringsproces bij een bank. Een veranderproces als deze vraagt namelijk om een georganiseerde en gestructureerde implementatie. Alleen zo minimaliseer je risico’s, betrek je medewerkers en behoud je klantgerichtheid. We maken gebruik van een pragmatische aanpak, waarbij we niet alleen de focus leggen op het project maar op de hele organisatie. Hoe we te werk gaan? Onze aanpak bestaat uit vijf stappen: inventarisatie, inrichting, resourcing, uitvoer en afronding.

Inventarisatie

Om te voldoen aan de richtlijnen van de toezichthouder en transacties beter te kunnen monitoren, moet informatie worden opgehaald vanuit de business. Aan de hand van workshops en interviews met diverse stakeholders brengen we in kaart wat de requirements zijn voor het nieuwe monitoringsproces. Daarnaast maken we een diepgaande analyse van relevante klantdata en dossiers. Dit geeft een uitgebreid detailinzicht in de data en processen van de organisatie.

Inrichting

Aan de hand van deze informatie kan een plan van aanpak worden opgesteld. Dit doen we per productdomein. Samen met de organisatie stellen we nieuwe business rules op; beoordelingscriteria voor het herkennen van verdachte transacties. Hierbij worden de oude business rules als vertrekpunt genomen en verbeterd conform de laatste richtlijnen van AFM. Daarnaast wordt er rekening gehouden met peer groups, dat zijn klantgroepen die hetzelfde transactiegedrag vertonen.

Ook besteden we aandacht aan de klantcommunicatie. Transparantie in het monitoringsproces en de communicatie daarover kan helpen om eventuele zorgen of misverstanden bij klanten weg te nemen en verzekeren dat de bank er alles aan doet om hun financiële veiligheid te waarborgen.

Om het monitoringsproces zo goed mogelijk te laten verlopen, was er ook behoefte aan de implementatie van een nieuw systeem. De transacties van de bank werden gemonitord via een verouderd systeem. Dit deed niet ten goede aan de kwaliteit van de monitoring. Een nieuw, toekomstbestendig systeem moest verandering brengen.

Resourcing

Als het plan definitief is, wordt het selectieproces van kandidaten in gang gezet. Door het nieuwe monitoringsproces kunnen verantwoordelijkheden van werknemers namelijk veranderen. De verdeling van taken wordt geanalyseerd en kandidaten worden op basis van profiel gekoppeld aan een bijpassende verantwoordelijkheid. Als deze keuzes zijn gemaakt en processen zijn volbracht, start de daadwerkelijke implementatie van het plan.

Uitvoer

We beginnen met het opzetten van een datastroom tussen het nieuwe bronsysteem en het transactiemonitoringssysteem voor elk van de drie productdomeinen. Op deze manier kunnen inkomende transacties gelijk worden verwerkt en geanalyseerd, zodat er direct actie ondernomen kan worden.

Vervolgens is het transactiemonitoringssysteem aangepakt. ITDS is hierbij de inhoudelijke schakel tussen de business en IT. Vanuit de business vragen we de requirements van het nieuwe transactiemonitoringsproces op. De IT-afdeling zorgt er vervolgens voor dat de wet- en regelgeving wordt vertaald naar technische en procedurele oplossingen. Goede communicatie is hierbij cruciaal, zodat fouten kunnen worden voorkomen. De verbeterde business rules implementeren we aansluitend in het nieuwe transactiemonitoringssysteem.

Afronding

Tot slot borgen we de vastgestelde verbeteringen aan het transactiemonitoringssysteem in de organisatie en zetten we alle transacties en rekeningen over naar het nieuwe systeem. Ook melden we de verbetering van het proces aan de toezichthouder. Hierna kan het nieuwe transactiemonitoringsproces in gang worden gezet.

RESULTAAT

Op dit moment zijn we druk bezig met het overzetten van het productdomein sparen, hypotheken zit in de opstartfase en eind dit jaar verwachten we te starten met het migreren van de beleggen transacties. Met de hulp van ITDS heeft de bank straks een toekomstbestendig systeem in handen en zijn ze in staat om ongebruikelijk geldverkeer beter te volgen en herkennen. Bovendien heeft de bank meer grip op de financiële veiligheid van klanten. Met onze pragmatische aanpak, zorgen we ervoor dat dergelijke compliance projecten in behapbare stukken worden gedeeld, zodat een snel en gestructureerd proces kan worden gegarandeerd. Natuurlijk zal de AFM in de toekomst blijven hameren op verbetering, maar het naleven van deze wetgeving zal door onze hulp een stuk soepeler verlopen.