Succesvolle automatisering van de UBO-toets bij een Nederlandse verzekeraar

De vraag

Door de Sanctiewet is elke Nederlandse schadeverzekeraar wettelijk verplicht om een toets op het UBO (Ultimate Beneficial Owner) register uit te voeren voor elke klant die een juridische entiteit is. Een belangrijke controle die in het leven is geroepen ter bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering. Als deze toets handmatig wordt uitgevoerd, kan het tot vertraging en fouten leiden. Daarom klopte een Nederlandse verzekeraar bij ons aan; of we konden helpen met het automatiseren van de UBO-toets. De toets moest worden gestart in de SaaS verzekeringstechnische applicatie en worden uitgevoerd op de UBO-compliance screening van Friss, software dat fraude detecteert en voorkomt. Er was al een start gemaakt. Het belang van de automatisering was duidelijk, maar er werd nog te weinig aandacht aan geschonken. Aan ITDS de taak om deze implementatie te coördineren en tot een succesvol einde te brengen.

Onze aanpak

Belangrijk was om gelijk focus aan te brengen. Zo zijn we begonnen om meer aandacht te vestigen op hóe de screening moest gaan werken voor deze verzekeraar. Te beginnen bij het in kaart brengen van de wensen en eisen van de fraude- en claim afdelingen. We onderzochten onder andere op welke momenten in het proces de UBO-screening uitgevoerd moet worden, welke partijen gescreend moeten worden en waar de resultaten van de screening zichtbaar moeten zijn. Hieruit bleek dat het mogelijk moest zijn om op langlopende claims op elk gewenst moment de screening uit te voeren, zodat er met actuele UBO-data gewerkt wordt. Flexibiliteit was nodig zodat de UBO-toets zowel automatisch als handmatig gestart kon worden. Samen hebben we dit gevormd tot een functioneel ontwerp. Waardoor de verzekeraar kon voldoen aan de wettelijke kaders en de nieuwe functionaliteit efficiënt in de bestaande processen geïntegreerd werd. 

We waren er toen nog niet. De leverancier van de verzekeringstechnische applicatie kon nu aan de slag met het gemaakte ontwerp. Om deze bruikbaar te maken, was eerst de technische realisatie van de koppeling nodig. We brachten de techneuten van Friss en de SaaS leverancier bij elkaar om dit samen op te leveren. Dit versnelde het proces aanzienlijk, waardoor we kort daarna aan de slag konden met de functionele inrichting van de koppeling. Dankzij het al opgestelde functioneel ontwerp, kon er snel uitgezet worden bij Friss welke databronnen wij via Friss wilden benaderen en welke gegevens wij hiervoor nodig hadden. De datavelden van Friss werden samen gemapt met de Saas-leverancier naar de datavelden zoals deze in de verzekeringsapplicatie opgeslagen worden. Aan de hand van deze mapping maakte de SaaS leverancier het XML-bericht dat over de koppeling gaat tussen de verzekeringsapplicatie en Friss compleet.

Nadat de oplevering succesvol was getest, was er extra aandacht nodig voor de gebruikers binnen de business. We vroegen de SaaS-leverancier om een demo te geven van de werking van de UBO-screening. Daarna hebben acceptanten, schade behandelaren, fraudespecialisten en functioneel beheerders de nieuwe functionaliteit getest en uitgeprobeerd. Zo raakten ze gewend aan het werken met de nieuwe functionaliteit en konden ze hem direct gaan gebruiken.

Het resultaat

Door doortastend en gefocust te werken, was het mogelijk om tot een functioneel ontwerp te komen dat de basis vormde voor de verdere uitrol van de applicatie. Het koppelen van verschillende stakeholders betekende een efficiëntieslag voor de klant. Waarna er een compliant applicatie stond waarmee de verzekeraar voldoet aan de wettelijke verplichting om onderzoek te doen naar de ultimate beneficial owners in hun klantenbestand. Door de nieuwe werkwijze gelijk af te stemmen met eindgebruikers is de applicatie direct inzetbaar en bestand om in de toekomst lang mee te gaan.

Welke kansen zie je?

We maken graag een afspraak. Bel ons op 0653778749 of stuur een e-mail naar e.hoekstra@itds.nl.

Bel mij terug

"*" geeft vereiste velden aan

Hidden
Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.