Hoe je de voordelen van een standaardpakket in een mum van tijd om zeep kan helpen

Standaardpakketten zijn populair bij verzekeraars. Echter zijn de standaardpakketten, zowel de implementatie als de benodigde interne beheerorganisatie, meer dan eens duurder dan verwacht en wordt de geboden functionaliteit en kwaliteit regelmatig als onvoldoende ervaren. Hoe kun je dit als organisatie vermijden? Sophie Kranendonk, Manager bij ITDS, legt uit waarom zij van mening is dat complexiteit een belangrijke oorzaak is die de voordelen van een standaardpakket om zeep kan helpen.

Oud maar goud, of toch niet?

De eerste gedachte van een verzekeraar is vaak dat het nieuwe aangeschafte pakket moet doen wat het oude (maatwerk) pakket deed, maar dan beter. Meer dan eens zijn ingewikkelde analyses en aanzienlijke configuratietijd nodig – soms zelfs maatwerk – om functionaliteit te realiseren. De vraag ‘wat moeten we bouwen en waarom?’ wordt echter beperkt ter discussie gesteld. Het oude systeem en de bestaande processen genieten het vertrouwen. Is dat wel juist?

Zeg nee tegen maatwerk

Doordat de organisatie zich blijft vastklampen aan de functionaliteiten van het oude systeem, is de kans groot dat je het standaardpakket onnodig complex maakt. Complexiteit die niet gewenst is als je het pakket beheersbaar en stabiel wilt houden. Natuurlijk zijn er verschillende soorten standaardpakketten waar je als organisatie uit kunt kiezen. Van pakketten die enkel de building blocks bieden die nog volledig geconfigureerd kunnen worden tot pakketten waar de basisprocessen en samenwerking tussen de applicatieonderdelen min of meer vaststaan. In beide gevallen kan veel, maar niet alles dus wordt maatwerk aangevraagd. Zeker als de vraag zeer organisatie specifiek is. Maar dit is nu juist hetgeen dat je wilt voorkomen. Aangezien maatwerk hogere kosten en complexiteit met zich meebrengt.

Vermijd complexiteit

Alternatief, om maatwerk te voorkomen, kun je binnen de standaardmogelijkheden van het pakket creatief aan de slag. Dit is een goede optie die meer dan eens leidt tot de oplossing. Wel bestaat het risico dat je té creatief aan de slag gaat: er wordt van alles misbruikt om toch de bestaande processen in het nieuwe pakket te krijgen. De problemen ontstaan omdat de functionaliteit niet gebruikt wordt waarvoor het bedoeld is. Het kan misschien in de beginfase werken, maar als de functionaliteit wordt doorontwikkeld is de kans groot dat de problemen beginnen. In andere gevallen wordt de functionaliteit wel gebruikt zoals bedoeld, maar worden zoveel specifieke zaken gebouwd dat de functionaliteit niet meer optimaal werkt. Ofwel omdat het niet goed functioneert in de gehele keten, of omdat het zo complex is geworden dat het onbegrijpelijk wordt. Dit kan weer leiden tot lange doorlooptijden voor de ontwikkeling of verwerking van wijzigingen.

Stel grenzen

Het is duidelijk dat er sprake is van een terugkerend probleem. Men blijft maar doorontwikkelen terwijl je jezelf als organisatie steeds moet afvragen wat je aan het bouwen bent en waarom. Hiervoor heb je iemand nodig die de impact van nieuwe wensen of wijzigingen in functionaliteit kan inschatten. Een expert met diepgaande kennis van het pakket die de grenzen van complexiteit en andere factoren kan bewaken. Iemand die af en toe NEE zegt. Met die belangrijke schakel was die extra dekking van een verzekeraar, die 4+ weken ontwikkeltijd vergde en vervolgens in één jaar slechts 10 keer is afgesloten, er wellicht nooit gekomen. Of had hij/zij, toen een andere verzekeraar een scala aan complexe regels voor een berekening van claims toevoegde, op de rem kunnen trappen.

Denk in oplossingen

Of je als verzekeraar nu kiest voor een standaardpakket of maatwerk, verzekeringspakketten blijven complexe systemen. Zowel tijdens het implementatietraject als in de beheerfase is het belangrijk dat je geen beslissingen neemt waar je later spijt van krijgt. Probeer maatwerk te voorkomen en laat functionaliteiten van een standaardpakket zo veel mogelijk zoals ze zijn. Benoem iemand die de organisatie behoedt voor deze fouten om zo complexiteit te vermijden. Op deze manier voorkom je de vaak hoge kosten om een complexe oplossing te realiseren en de bijbehorende hogere beheer, onderhoud en doorontwikkeling kosten. Zo kun je als organisatie optimaal profiteren van de voordelen van een standaardpakket.