“Implementatie is niet succesvol als de kwaliteit en het beheer niet zijn geborgd”

Bij veel systeemimplementaties binnen de financiële dienstverlening ligt de focus vooral op de implementatie zelf. Denk hierbij aan de implementatie van een standaardpakket zoals Salesforce of Axon. Het implementeren is namelijk al een uitdaging op zichzelf. Maar een implementatie is niet succesvol als de kwaliteit en het beheer niet zijn geborgd. Zorg daarom voor een goede overdracht en betrek de beheerorganisatie op tijd bij het project en de livegang. Het borgen van de kwaliteit van de implementatie is nog belangrijker dan het implementeren van het pakket zelf. Hoe doe je dat en hoe kun je de beheer- en gebruikersorganisatie voorbereiden op de implementatie? Jurgen Hieuw Kin Koen, manager bij ITDS, deelt drie belangrijke tips.

#1 Betrek tijdig alle stakeholders

Zoek op tijd contact met de beheerorganisatie, zorg ervoor dat je samen acceptatiecriteria en testcases opstelt en maak draaiboeken voor de releasemomenten. Na livegang begint namelijk de overdracht ‘van het stokje’ en de applicatie. De overgang moet zo soepel mogelijk gaan, want daarna begint het echte werk. Stel daarnaast je project zodanig samen dat de kennis opgedaan en overgedragen kan worden tijdens het project en dit geen issue meer is wanneer het project is afgelopen. Met deze stappen borg je de kwaliteit van de oplevering.

#2 Zorg voor de juiste documentatie en een goede overdracht

Zorg voor een implementatieplan en de juiste functionele en technische documentatie. Zowel voor gebruik als specificatie en naslagwerk ten behoeve van ontwikkeling. Start op tijd met de adoptie van het systeem. Denk aan kennisoverdracht en opleiding van de gebruikers, zowel business als IT. Kijk naar mogelijkheden om samen de livegang te plannen. Vraag ook om hun input en commitment, dit zorgt voor meer betrokkenheid en samenwerking. 

#3 Neem tijd voor de nazorg

Houd het projectteam langer in stand dan één maand. Borgen van de implementatie doe je niet in 2 weken maar eerder in 6 tot 8 weken. Tijdens de nazorgfase kun je voor verschillende uitdagingen komen te staan waarbij je als project en functioneel beheer organisatie snel moet inspringen. Maak daarnaast goede afspraken met je leverancier over ondersteuning. Niet alleen voor het oplossen van incidenten, maar ook ondersteuning richting de doorontwikkeling van het platform, analyse en afhandeling van bevindingen en een complete aanpak naar zelfstandigheid.

Ga voor een succesvolle implementatie!

Het is duidelijk dat kwaliteitsborging van je systeemimplementatie net zo belangrijk of zelfs belangrijker is dan de implementatie zelf. Betrek daarom specialisten al vroeg bij het implementatietraject. Ook zorgt een goed implementatie- en adoptieplan met de juiste mensen voor een soepele implementatie en overdracht. En vergeet niet om tijd te investeren in de nazorg van het systeem. 

ITDS als partner voor succesvolle implementatie

Meer weten? ITDS heeft een eigen adoptieplan en implementatieaanpak die wordt toegepast in de verzekeringsmarkt. Zoek contact met John Dekker of Jurgen Hieuw Kin Koen voor meer informatie en diensten.