Digitalizing the leasingbranche: Ruud brengt focus én sturing als product owner

In 2022 werd ITDS partner van het implementatieprogramma van Sofico. Sindsdien zorgen we samen voor de succesvolle implementatie van Miles, het door Sofico ontwikkelde softwarepakket, bij meerdere van hun automotive klanten over de hele wereld. Hierbij ondersteunen we Sofico in het volledige software-implementatieproces: van budgetteren tot testen en van projectmanagement tot nazorg. ITDS’ers Ruud, Marc en Karlijn zijn onderdeel van deze samenwerking en werken op een groot internationaal project voor een Duitse automotive fabrikant. Zij vertellen je graag meer over hun toegevoegde waarde bij Sofico én de klant.

We trappen deze reeks af met Ruud Opstelten. Hij draait al sinds april 2022 mee in het Sofico team als programma product owner op het project. Ruud zorgt voor een vlotte projectcoördinatie tussen de klant en het Soficoteam, zodat alles op rolletjes loopt.

Internationale herstructurering

Op dit moment werkt Ruud mee aan een Soficoproject bij een Duitse automotive fabrikant. Wat het programma precies inhoudt? Ruud: ‘Het bedrijf heeft recent besloten om zich af te scheiden van het moederbedrijf. Op software-gebied betekent dit dat er allerlei systemen moeten worden losgekoppeld, om de leasingmarkt opnieuw goed te kunnen bedienen. Dit moet niet alleen gebeuren voor de Duitse tak van de automotive organisatie, maar voor alle vestigingen in heel Europa. Inmiddels hebben we Duitsland, Verenigd Koninkrijk en Frankrijk al afgerond en zijn we nu bezig met Spanje en Italië. Waarschijnlijk volgen er nog meer landen. Om dat proces in goede banen te leiden, zet ik nu een supportstructuur op. Zo leiden we alle takken van het bedrijf moeiteloos door de implementatiefase.’

Agile adviseur

Het projectteam van Sofico waarin Ruud werkt, bestaat uit het programma team en drie agile teams. Het is een gemengde groep van Sofico mensen en ITDS’ers. Het programma team, bestaande uit zes mensen, heeft meer een overkoepelende en adviserende rol en bewaakt de voortgang van het project. De agile teams, elk met een eigen product owner en scrum master, zijn verantwoordelijk voor de implementatie van het systeem. Om het overzicht te bewaken over deze drie agile teams is Ruud als programma product owner de schakel tussen de teams en de klant. ‘In deze opdracht ben ik vooral adviseur: ik ga met de automotive klant in gesprek over de behoeften en de wensen met betrekking tot het systeem. Daar maak ik vervolgens concrete taken van die ik communiceer met de teams. Zo weet iedereen wat-ie moet doen en wanneer. Daarnaast manage ik de risico’s, bewaak ik de voortgang en beheer ik het budget, zodat we dit efficiënt besteden. Voor dit programma heeft Sofico een groot bedrag te besteden en dus een flinke verantwoordelijkheid.’

Diverse en dynamische omgeving

Dit project is Ruud op ’t lijf geschreven, voornamelijk vanwege de internationale scope en samenwerking met verschillende teams en stakeholders. ‘Ik heb regelmatig contact met het management van de klant, zowel op hun Duitse hoofdkantoor als tijdens bezoeken aan Gent – waar Sofico zit. Hierdoor krijg ik de kans om te reizen en persoonlijk met de klant te communiceren. Daarbij komt mijn talenknobbel goed van pas. Ik spreek namelijk vloeiend Engels en Duits. Daarnaast is het heel tof, want deze diversiteit aan culturen en talen maakt m’n werk afwisselend en houdt me scherp!’

Aan uitdagingen geen gebrek, vindt Ruud. ‘Met zo’n complexe opdracht en stakeholders uit verschillende landen ligt er als product owner veel op je bord. Je moet goed overleggen, plannen en samenwerken om het project tot een succesvol einde te brengen. Daar horen ook nazorg en systeembeheer ná livegang bij. Het is daarbij belangrijk dat je tijdens het hele proces problemen oplost, de urgentie goed inschat, en service van de bovenste plank biedt.’

Kracht van communicatie

Een van de grootste puzzels? De behoeften en eisen van de automotive fabrikant laten matchen met de mogelijkheden van Sofico. Ruud: ‘Je moet een goede balans vinden tussen must-haves en nice-to-haves voor het nieuwe systeem. Oftewel, is deze functie écht cruciaal voor de livegang, of kan het later ook nog worden gebouwd. Bovendien moet het ook passen binnen de mogelijkheden van Miles. Dit vraagt om goed verwachtingsmanagement en het stellen van prioriteiten. Helemaal tijdens een groot project als dit.’

Volgens Ruud is duidelijk communiceren de belangrijkste taak van een product owner. ‘Al heb je nog zulke goede ideeën, er komt niets van terecht als je ze niet goed over kunt brengen. Gestructureerd werken hoort daar ook bij, net als weten wanneer je welke informatie deelt. Als opdrachtgevers precies weten waar ze aan toe zijn, zorgt dat voor vertrouwen. Dat is uiteindelijk hét ingrediënt van een succesvolle samenwerking.’

Goede match

ITDS’ers zijn gespecialiseerd in grootschalige implementatietrajecten en als adviesbureau zijn we voornamelijk werkzaam in de financiële sector. We hebben veel raakvlakken met Sofico. ‘Daarom is de match tussen Sofico en ITDS zo goed’, vertelt Ruud. ‘Door onze ervaring en kennis weten we precies waar de knelpunten en kansen liggen tijdens een software-implementatie. We leggen moeiteloos de link tussen de business en IT. Met deze managementskills versterken we het Sofico-team: we vullen elkaar perfect aan.’

Enthousiast geworden van de wereld van Automotive en krijg je net als Ruud energie van het managen van grote projecten? We zijn nog op zoek naar een Project Manager Automotive.

Over Sofico

Sofico is een wereldleider op het gebied van cruciale bedrijfssoftware voor de autofinancierings-, leasing-, wagenpark- en mobiliteitsindustrie. Wereldwijde leasingmaatschappijen, auto-OEM’s en mobiliteitsaanbieders rekenen op Sofico’s expertise en technologie om innovatieve productconcepten om te zetten in gestroomlijnde bedrijfsprocessen en boeiende klanttrajecten. Met 35 jaar ervaring, telt Sofico nu 10 kantoren op 4 continenten, met een totaal personeelsbestand van meer dan 500 experts. Voortdurende investeringen in mensen, innovatie en toonaangevende technologie vormen de basis voor een voortdurende groei en duurzaam succes.