ITDS'er aan het woord
Ronald Baan, voorzitter DAMA NL: ‘Data is onbekend, en dat maakt onbemind’
Al ruim dertig jaar is Ronald Baan actief in de datawereld. Hij geeft masterclasses, workshops en lezingen over onder andere big data en data governance. Ook is hij sinds 2021 voorzitter van DAMA NL – De Nederlandse tak van de Data Management Association. We legden de data expert enkele opvallende resultaten voor van ons Data Management Onderzoek. Aan dit onderzoek hebben meer dan 30 dataprofessionals van onder andere verzekeraars, pensioenorganisaties en banken meegedaan. Ook vroegen we hem naar het belang van goed datamanagement, en welke stappen financiële organisaties op dit gebied kunnen zetten.
Een paar jaar geleden werd Ronald Baan, op dat moment werkzaam als data adviseur, benaderd door de toenmalige voorzitter van DAMA NL: of hij interesse had in een plekje in het bestuur. Baan, lachend: ‘Dat vroeg hij volgens mij vooral omdat ik een grote mond heb, en overal wel iets over te zeggen heb.’
Internationale organisatie
Baan stemde toe en is sinds de zomer van 2021 voorzitter van DAMA NL. Deze internationale vereniging legt kennis van datamanagement vast in hun eigen raamwerk: de alombekende DAMA DMBoK (Data Management Body of Knowledge). Ook certificeren ze professionals in het vakgebied van datamanagement.
DAMA stimuleert organisaties – groot en klein – om hun gegevens en informatie beter te beheren. Het doel van de vereniging: meer bewustwording creëren rondom datamanagement. Dat doen ze door met een introductie langs bedrijven te gaan: wat is datamanagement precies, en waarom is het zo belangrijk? Daarnaast staan ze op congressen en beurzen, zoals de Big Data Expo in de Jaarbeurs.
Liefde voor het vak
‘Onze dataprofessionals zijn verenigd in verschillende werkgroepen,’ legt Baan uit. ‘Daarin komen ze samen om te sparren en informatie uit te wisselen. Elke werkgroep heeft een ander thema: datakwaliteit, datastrategie, maar bijvoorbeeld ook maatschappelijke impact.’
DAMA NL is een non-profitorganisatie en heeft dus geen commerciële doelstelling. Een groot voordeel, vindt Baan. ‘Alle bestuursleden hebben een baan, of een eigen bedrijf. Dit doen ze ernaast, uit liefde voor ’t vak. Ik vind het mooi dat er geen geld mee gemoeid is.’
Meten is weten
Volgens Baan werk je als financiële organisatie veel efficiënter als je datamanagement op orde is. ‘Je kunt dan meer mogelijkheden benutten én meer producten verkopen. Een voorbeeld: wil je als verzekeraar meer polissen aan de man brengen, dan vroeg je voorheen je collega’s van de marketingafdeling om advertenties in te kopen. Nu gaat dat anders: aan de hand van trendanalyses, economische data en gegevens van Google en Facebook kun je precies meten hoe je product het doet, en waar de vraag zit.’
Geoliede datamachine
Zeker in een financiële organisatie is data de core business, aldus Baan. ‘Uiteindelijk streef je naar een systeem waarbij data binnenkomt, door alle systemen stroomt en zo op de juiste plek belandt. Koopt een klant een bepaald product – denk aan een polis – dan wordt die opdracht automatisch verwerkt, zónder menselijke tussenkomst. Een geoliede machine, dus.’
Ondanks alle voordelen, lijkt datamanagement veel bedrijven toch af te schrikken. Waarom is dat? ‘Het probleem is dat mensen niet goed weten wat data betekent. Het blijft natuurlijks iets abstracts en vaags, je kunt niet direct zien wat het oplevert. Er is weinig kennis over, en ook hier geldt: onbekend maakt onbemind.’
‘Ik heb voor verschillende verzekeraars en banken gewerkt,’ vult Baan aan. ‘Daar viel het me op dat de financiële sector nog weinig met datamanagement bezig is. En wát ze doen, is gedreven door
wet- en regelgeving en afspraken met toezichthouders als DNB. Niemand doet uit vrije wil aan datamanagement, zo lijkt het. Grote banken natuurlijk wel wat meer, maar vooral kleine organisaties beperken zich tot ‘wat moet’.’
Het onderzoek van ITDS bevestigt dit. Respondenten werd gevraagd naar de business value van goed datamanagement: 38 procent koos voor ‘compliance en transparante bedrijfsvoering’, 32 procent voor ‘dienstverlening aan klanten optimaliseren’. Baan had deze uitslag wel verwacht: ‘In andere branches doen bedrijven iets aan hun datamanagement omdat ze willen innoveren, maar de financiële sector is daar nog niet echt mee bezig. Die is toch wat conservatiever; ze worden voornamelijk gedreven door verplichte transparantie en regelgeving.’
Opslag van data
Is datamanagement eigenlijk echt zo ingewikkeld als organisaties denken? Nee, stelt Baan. Al komt er wel een aantal zaken bij kijken waar je je als organisatie bewust van moet zijn. ‘Neem de opslag van gegevens: 68 procent van de respondenten geeft aan geen idee te hebben hoeveel data hun organisatie jaarlijks opslaat. Ik vind dat bizar, maar toch verbaast het me niet. Veel organisaties slaan hun data op in de cloud, daarna kijken ze er niet meer naar om.’
Zou dat anders moeten? ‘Ja, ik vind van wel. Misschien staat er wel gevoelige informatie over je organisatie in de cloud; je loopt een risico als je niet weet waar. Wat als je met de AVG te maken krijgt?’
Geen prioriteit
Net als data opslaan, speelt ook data retirement een rol binnen datamanagement. Ofwel: gegevens uit actieve databases verwijderen om zo de dataverwerking efficiënt te laten verlopen – denk aan de synchronisatie van activiteiten. De helft van de respondenten geeft aan dat dit niet hoog op de prioriteitenlijst staat van de organisatie waar ze werken. Ondervraagden zeggen wel data te verwijderen, maar puur vanuit bewaarbeleid; 41 procent archiveert alleen data omdat ze niets willen weggooien.
Ook dit is iets waar organisaties volgens Baan bewuster mee om moeten gaan. ‘Veel bedrijven gooien data weg omdat het moet, bijvoorbeeld vanwege de AVG: om privacy-redenen ben je als organisatie verplicht om data na een tijdje te verwijderen. Een ander argument om data weg te gooien, is dat het erg duur is om massa’s gegevens op te slaan. Maar aan de andere kant heeft data bewaren óók voordelen: je kunt er namelijk trendanalyses op loslaten. Een andere optie is de data uit je systeem halen en overzetten naar een data lake – een soort ‘informatiemagazijn’. Dan heb je de gegevens nog wel achter de hand.’
Hoog in de boom
Hoe meer data je bewaart, hoe belangrijker het is om te bepalen wie binnen de organisatie
‘data-eigenaarschap’ heeft – en dus beslissingen mag nemen op basis van gegevens. De respondenten werd gevraagd op welk niveau data-eigenaarschap binnen hun organisatie wordt belegd: bijna de helft koos voor managementniveau, 35 procent voor directieniveau. Slechts één respondent vulde hier ‘medewerkersniveau’ in.
‘Dit zie ik bij veel bedrijven: het data-eigenaarschap ligt bij iemand hoog in de organisatie, omdat diegene belangrijke beslissingen mag nemen. Toch denk ik niet dat dat effectief is. Natuurlijk, je wilt dat iemand met mandaat de data beheert, maar diegene moet wel dicht op de inhoud zitten. Een manager of directielid staat daar vaak te ver vanaf. Mijn tip: geef het data-eigenaarschap aan een teamlead of proceseigenaar. Een medewerker met een leidinggevende functie, maar niet al te hoog in de boom.’
Intern woordenboek
Wil je als financiële organisatie stappen zetten op het gebied van datamanagement, dan adviseert Baan om eerst je business glossary op orde te hebben: een intern ‘woordenboek’ waarin jullie de definities van veelvoorkomende termen vastleggen. Uit het onderzoek blijkt dat slechts 19 procent zo’n woordenboek heeft en daadwerkelijk intensief gebruikt. Meer dan de helft van de respondenten heeft er een, maar gebruikt het niet actief, 28,1 procent heeft helemaal geen woordenboek.
‘Een business glossary is cruciaal binnen datamanagement,’ zegt Baan. ‘Zo weet je namelijk zeker dat jij en je collega’s het over hetzelfde hebben. Wat onder een ‘klant’ wordt verstaan, verschilt per organisatie. Is dat iemand die een offerte heeft gekregen, of moet diegene al betalingen hebben verricht? Om misverstanden te voorkomen, adviseer ik alle financiële organisaties om een business glossary op stellen. Maar wel een simpele variant, waarin je alleen de belangrijkste termen opneemt.’
Verantwoord datagebruik
Een relatief nieuw thema binnen datamanagement is ‘data-ethiek’: in hoeverre ga je verantwoord met data om, en welke regels hanteer je daarvoor. Bij bijna 80 procent van de respondenten wordt binnen de organisatie gekeken naar data-ethiek voor medewerkers. Nog eens 12,5 procent geeft aan hiervoor regels te willen implementeren. Baan: ‘Ik ben positief verrast door deze percentages. Het besef dat data over ménsen gaat, begint steeds meer door te dringen. Er kan heel veel met data, maar het moet wel verantwoord blijven. Je mag niet profileren op basis van data, en gegevens ook niet misbruiken. Data-ethiek is van enorme waarde; voor je organisatie én voor je klanten.’
Tekort aan data-talenten
Baan constateert nog een belangrijke ontwikkeling in de datawereld, namelijk het tekort aan goed geschoold personeel. Dit probleem speelt vooral bij data scientists en data officers. ‘Ik zie dat helaas bij alle organisaties, niet alleen in de financiële sector,’ licht Baan toe. Volgens het onderzoek is dat tekort deels te verklaren door de ‘aantrekkingskracht voor deze profielen’. ‘Mensen die in dit soort rollen zijn gespecialiseerd, gaan vaak bij een ander type organisatie aan de slag: innovatieve
start-ups of grote technologiebedrijven,’ legt Baan uit. ‘Zij voelen zich in het algemeen niet aangetrokken door de financiële sector. Dus er zit maar één ding op: je zult je werknemers zelf moeten opleiden en omscholen. Investeren in je eigen mensen, dus.’
Complex ecosysteem
De datawereld staat de komende tijd voor grote uitdagingen, aldus Baan. ‘Het datalandschap wordt een steeds complexer ecosysteem. Meer en meer partijen – zowel binnen de overheid als het bedrijfsleven – verzamelen data. Al die gegevens zijn openbaar, en kunnen door iedereen worden gebruikt. Dat is een voordeel, want geen enkele organisatie heeft álle data beschikbaar. Maar er is ook een keerzijde: want van wie zijn al die gegevens eigenlijk? Ofwel: wie is de eigenaar van die data?’
Wees erop voorbereid dat organisaties straks jouw data willen hebben, is het advies van Baan. Ook dáárom moet je je datamanagement op orde hebben. En dat betekent niet alleen een degelijk
bewaar- en opslagbeleid. Je moet laten zien dat je data van goede kwaliteit is, uit een betrouwbare bron komt en traceerbaar is. ‘Het gaat een héél interessante tijd worden.’
Over Ronald Baan
Sinds de zomer van 2021 is Ronald Baan (1963) voorzitter van DAMA NL. Baan geeft masterclasses en trainingen, heeft een blog en houdt regelmatig presentaties en lezingen. Daarnaast werkt hij als associate bij adviesbureau Verdonck, Klooster & Associates (VKA). Ook begeleidt hij projectteams en individuen op het gebied van data, onder meer bij Rijkswaterstaat en de gemeente Rotterdam.
