Master Data Management: een serieuze betweter

 

Voor veel financiële dienstverleners is het een flinke uitdaging: allereerst het op orde hebben van de klantenadministratie en daarnaast het voldoen aan wet- en regelgeving. Relatiedata en ‘Know Your Customer’ zijn onderwerpen die organisaties in het kader van wetgevingen rondom witwassen en GDPR steeds beter moeten organiseren. Voor (grote) financials is Master Data Management (MDM) een slimme oplossing. Maar wat houdt MDM in? En wanneer en hoe gebruik je deze oplossing het beste? Directeur Michiel van der Lans neemt je mee naar de basis van Master Data Management.  

 

Het principe van Master Data Management  

Bij financiële dienstverleners zijn data warehouses en data lakes veel gekozen oplossingen om grote datasets op te slaan en in te laden. De data huishouding wordt dan ingericht als een warehouse waarbij zoveel mogelijk data ‘artikelen’ in de ‘datamart’ beschikbaar zijn binnen een bepaalde periode. Hierbij ligt de focus puur op het opslaan, zonder de gegevens te valideren. Vaak wordt dan voor het tonen van het volledige klantbeeld, het 360 graden klantbeeld, gekozen voor een samengesteld bestand afkomstig uit verschillende databases. 

Master Data Management gaat verder dan alleen het opslaan. Het zorgt ervoor dat de gegevens op één plek worden geadministreerd. Met als doel: het opslaan, monitoren en up–to–date houden van het specifieke stuk data voor de organisatie. Je sluit andere applicaties of databases in de organisatie aan op de MDM oplossing, zodat ze met elkaar kunnen ‘praten’. In feite creëer je op deze manier één database die continu ‘de waarheid’ bevat en dit communiceert naar de databronnen, de zogeheten ‘Systems of Record’. Het managen en optimaliseren van de Master Data wordt Master Data Management genoemd.  

De werking van een MDM applicatie  

Als onderdeel van Master Data Management wordt vaak een MDM applicatie ingezet. De databronnen in de organisatie kunnen de ‘eigen data’ controleren met de Master database van de applicatie. De Master voert de data check uit. In geval van een verschil corrigeert de Master de data met de juiste en meest actuele data. Deze relatie noem je de ‘master-slave’ verhouding. Zo blijft de organisatie de beste en meest passende data toepassen in haar processen.  

Uiteraard kun je als organisatie kiezen hoe je de ‘master-slave’ toepassing wilt gebruiken. Aan de hand van business rules bepaal je in welke gevallen de ‘master’ de bron kan overschrijven. Of andersom, dat juist de master een dataveld van de bron overneemt, in het geval dat je als organisatie het specifieke veld in het bronsysteem hoog waardeert.  

Een MDM applicatie voert daarnaast diverse validaties en standaardisaties op de mastergegevens uit. Door het besturen en monitoren van de data op één centrale plaats is het mogelijk om een dataset te onderhouden en te verbeteren op datakwaliteit. Denk daarbij ook aan het controleren met interne- en externe data bronnen, zoals bijvoorbeeld de Basis Registratie Persoonsgegevens (BRP), commerciële bronnen, een postcodetabel of andere Data Quality controles. Zo maakt de Master de besturing van primaire data, die veel wijzigt, controleerbaar voor een organisatie. 

 

Wanneer Master Data Management waardevol is 

Master Data Management kan je het beste inzetten in een omgeving waarbij de business en IT goed samenwerken. En waar je een groot aantal producten en databases hebt die op een uniforme manier moeten samenwerken, maar waarbij de applicaties eigen functionaliteiten hebben. Bijvoorbeeld in het geval van collectief rapporteren, communiceren en het inzetten van een centrale online dienstverlening.   

Wanneer wordt MDM dan vaak toegepast? Bijvoorbeeld voor het beheren van relatiedata. Relatiedata zit in bijna ieder contractsysteem of productsysteem. Deze systemen faciliteren ieder een ander type product. Bijvoorbeeld de totstandkoming van een hypotheek, het afsluiten van een woonverzekering of het administreren van een pensioenpolis. Je zou zeggen dat de relatiegegevens in deze processen overal gelijk moeten zijn, maar niets is minder waar. Dit komt door het separaat administreren in meerdere databases. Deze verschillen vaak in het toekennen van prioriteit en context voor het vastleggen van bepaalde gegevens. Voor bijvoorbeeld een pensioencontract zijn contactgegevens van een deelnemer minder van belang dan bij een woonverzekering. Voor een hypotheek is het adres heel belangrijk, en het telefoonnummer minder. Uit efficiency overwegingen kiest men vaak om een beperkte, kleinere set met gegevens aan te houden. Hier wordt dan de meeste focus op gelegd bij het ophalen en administreren van de data.   

Master Data Management biedt in deze gevallen een goede oplossing. MDM komt het beste tot zijn recht wanneer er een database ingericht wordt met alle actuele relatiegegevens die up–to–date worden gehouden. Zo kan de Master de uniformiteit bewaken. Daarnaast biedt het administreren van deze relatiegegevens met een MDM oplossing voordelen voor de wettelijke activiteiten zoals Customer Due Diligence. MDM ondersteunt ook het toepassen van GDPR en het beter beschermen van de gegevens. 

 

De serieuze betweter  

Het inzetten van Master Data Management zorgt ervoor dat de organisatie een helder overzicht krijgt van de data die over de organisatie verspreid is opgeslagen. De Master checkt, vergelijkt, valideert en zorgt voor één waarheid. Eigenlijk is er binnen de organisatie nog maar één die altijd gelijk heeft; de Master database als serieuze betweter.