Goede opleiding en hoge acceptatie bij een implementatie: “Zet senior users in als trainers”

Hoe krijg je bij een pakketimplementatie de gehele organisatie opgeleid? En hoe zorg je ervoor dat zij zich volledig inzetten om met het nieuwe systeem te kunnen werken? Een goed opleidingsplan behoort tot de basis van dit succes. En daarbij is zowel de inhoud als de vorm van de opleidingen essentieel. Bied niet alleen een nieuw systeem, maar ook een concrete aanpak die ervoor zorgt dat de verandering wordt geadopteerd door de business die er dagelijks mee aan de slag gaat. Essentieel hierin is de bijdrage vanuit de eigen organisatie, waarbij senior users de rol van trainer op zich nemen. Zo krijg je niet alleen goed opgeleide medewerkers, maar ook voldoende draagvlak voor het nieuwe systeem. In deze blog geeft Manager John Dekker 3 tips voor een goede opleiding van je organisatie bij een pakketimplementatie. 

#1 Zet senior users in als trainers

De senior users zijn medewerkers die veel kennis hebben over de portefeuille, de bestaande processen en gang van zaken binnen de organisatie. Daarnaast vormt deze groep een representatie van de veranderingen binnen de organisatie als geheel. De senior users zijn ook actief betrokken bij de ontwikkeling van het nieuwe systeem. Dit alles maakt deze mensen de perfecte kandidaat om in te zetten als trainers. Op deze manier creëer je niet alleen een eerste aanspreekpunt voor elke afdeling of gebruikersgroep. Zij kunnen de reden van de gemaakte keuzes onderbouwen en daarmee het draagvlak en de acceptatie vergroten. 

#2 Ga actief aan de slag met het systeem

Een eerste training bestaat altijd uit een uitleg van de basisfunctionaliteiten van het systeem. Vervolgens kun je per afdeling of gebruikersgroep bepaalde accenten aanbrengen, toegespitst op de functionaliteiten en behoeften die voor die gebruikers van toepassing zijn. Een claimbehandelaar gebruikt tenslotte andere functionaliteit dan iemand van het actuariaat.

Zodra het systeem live gaat, begint eigenlijk pas de echte opleiding. Op dat moment gaan de gebruikers ook actief aan de slag met het systeem. Learning on the job is bij dit soort trajecten de beste aanpak. Geef de eindgebruikers de basiskennis van het systeem en laat ze vervolgens zelfstandig aan de slag gaan onder begeleiding van de senior users. De business wordt zo opgeleid op basis van praktijk situaties en door hun eigen collega’s. Hiermee geef je vertrouwen en creëer je betrokkenheid onder je medewerkers. 

#3 Investeer in je mensen met het oog op de toekomst

Om in de toekomst zelfstandig het systeem door te kunnen ontwikkelen, heb je een aantal ervaren IT en business medewerkers nodig die de volledige ins en outs van het systeem kennen. Deze medewerkers weten de functionele wensen te analyseren, vertalen en deze in overeenstemming te brengen met de mogelijkheden van het systeem. Doordat zij zich opstellen als sparringpartners voor de operationele afdelingen om de noodzaak en haalbaarheid van wensen te toetsen, functioneren zij parallel ook als toezichthouders voor de kwaliteit en beheersbaarheid van het systeem. 

Een goede opleiding zorgt voor beter resultaat

Een goede aanpak voor de opleiding van je organisatie is dus van groot belang bij de implementatie van een nieuw systeem. Zorg ervoor dat medewerkers zelf aan de slag kunnen in een veilige omgeving onder de vleugels van een ervaren senior. Zo creëer je vertrouwen en betrokkenheid en zal je organisatie met kennis en commitment werken met het nieuwe systeem.

ITDS als partner voor succesvolle implementatie

Meer weten? ITDS heeft een eigen adoptieplan en implementatieaanpak die wordt toegepast in de verzekeringsmarkt. Zoek contact met John Dekker of Evelien Tichelaar voor meer informatie en diensten.