Drie factoren voor een succesvolle migratie

Binnen de financiële dienstverlening staan innovatie, digitalisering en rationalisatie van producten en systemen hoog op de agenda. Enerzijds om te voldoen aan de klantwensen in een steeds meer digitaal wordende wereld en anderzijds om te blijven vernieuwen in producten en de kosten laag te houden. Om dit te realiseren wordt vaak gekozen voor de implementatie van een nieuwe applicatie.

De implementatie van een nieuw systeem is een mooie uitdaging waar een organisatie energie van krijgt. Wanneer het vervolgens op de migratie van de portefeuille aankomt, wordt men vaak minder enthousiast. Hoe zorgen we dat alle data goed over gaat? Welke gegevens moeten we meenemen? Wat doen we met de historische data? Hoe zorgen we voor goede controls en vastlegging voor internal en external audit? Waar moeten we überhaupt beginnen? Manager en migratiespecialist John Dekker deelt drie belangrijke factoren voor een succesvolle migratie.

 

1) Zie de migratie als een project op zich

Net als de implementatie van een nieuw systeem, verdient de migratie de aandacht van een volwaardig traject. Toch zien we dat de migratie van de portefeuille vaak slechts als een onderdeel van het implementatietraject wordt gezien. Hierdoor krijgt het onvoldoende aandacht en liggen onvolkomenheden na verloop van tijd in het verschiet.

Hoe voorkom je dit? Zorg voor een tijdige opzet, stel de juiste resources beschikbaar en maak een duidelijke aanpak. Dit alles zonder de connectie met de implementatie uit het oog te verliezen. Het één staat uiteraard niet los van het ander.

 

2) Bepaal de strategie 

Eén van de belangrijkste onderdelen van een succesvol migratietraject is het bepalen van de juiste migratiestrategie. Hiermee creëer je een duidelijke strategie met een volledige uitwerking van de scope, planning, resources en deliverables voor de migratie van een portefeuille.

Hoe stel je deze strategie op? Begin met een uitgebreide analyse van de portefeuille en breng de business requirements en knelpunten in kaart. Bepaal vervolgens de impact op de doelsystemen en stel een gedetailleerd plan van aanpak op. Op die manier heb je heldere uitgangspunten voor de uitvoering van de migratie. Hierdoor kunnen gedurende het hele traject de juiste besluiten worden genomen en mijlpalen worden gezet. De bedrijfsvoering en migratie zijn eenduidig op elkaar afgestemd, waardoor de gehele organisatie eenduidig kan acteren.

 

3) Maak een controleraamwerk en draaiboek

Van begin tot eind is het van belang dat het proces geborgd is. Niet alleen de juistheid en volledigheid van de data, maar ook de beheersbaarheid van de portefeuille en het project moeten worden aangetoond bij de verschillende stakeholders.

Hoe borg je het gehele proces? Met een controleraamwerk maak je dat de belangrijkste punten via dashboards en rapportages inzichtelijk. In een detailtestplan breng je vervolgens in kaart hoe de juistheid en volledigheid van de data wordt gecontroleerd. Daarnaast werk je de aanpak en controles uit om de beheersbaarheid van de portefeuille na de migratie aan te tonen. Het raamwerk is pas compleet met een conversiedraaiboek. Zie het als een militaire operatie. Alle acties worden stap voor stap inzichtelijk gemaakt en alles is te herleiden. Op die manier is de migratie ook achteraf volledig reproduceerbaar.

Door het inrichten van een controleraamwerk is de migratie in zijn geheel auditable voor zowel interne als externe toezichthouders. Op deze manier is de organisatie aantoonbaar in control voor de afdeling Risk en Compliance en partijen als DNB en AFM.

 

Op naar een succesvolle migratie

Een migratie tot een succes maken vergt dus de nodige aandacht en discipline. Hierdoor maak je van de migratie geen stressvolle aangelegenheid, maar wordt het een voorbereiding en invulling van een veelbelovende toekomst.