ITDS'er aan het woord
3 tips voor een succesvolle systeemadoptie
De continue druk op financiële dienstverleners om sneller, beter en kostenefficiënt te presteren zorgt ervoor dat meer organisaties de overstap maken naar een nieuw systeem. De implementatie van zo’n systeem is een langlopend en kostbaar proces. Het gevaar in dit proces is dat de focus op snelle resultaten wordt gelegd, waardoor de adoptie van het systeem – en daarmee het succes op de lange termijn – een lagere prioriteit krijgt. Een adoptieprogramma geeft meer garantie voor het halen van je business case. Benieuwd naar wat jij kan doen om de adoptie in jouw organisatie te verbeteren? Onze consultant Irene deelt haar eigen ervaringen en die van ITDS collega’s.
#1 Gebruik communicatie als bindmiddel
Communicatie is het middel om de gehele organisatie te informeren en te betrekken bij een pakketimplementatie. Dit verhoogt de betrokkenheid en zal de weerstand onder medewerkers verminderen. Zoals implementatiemanager John Dekker bij meerdere klanten heeft ervaren: ‘’Met nieuwe systemen is er vaak veel weerstand, maar dat is de onbekendheid ermee.’’ Door de gehele organisatie vanaf de start van de implementatie te betrekken, raakt men gedurende het traject gewend aan de verandering die er zal plaatsvinden. Uiteindelijk zijn de mensen die met het systeem zullen gaan werken de sleutel tot het succes van het nieuwe pakket. “Je werknemers zijn één van je belangrijkste assets, zorg ervoor dat je die optimaal benut.”
#2 Betrek je key-users gedurende het proces
De key-users van het systeem zijn degene die het succes van het nieuwe pakket kunnen maken of breken. Zij hebben jarenlang ervaring met het oude systeem en zullen in sommige gevallen 180 graden moeten draaien in hun werkwijze. Laat deze users input leveren aan de business requirements en neem ze mee in de besluitvoering omtrent de ontwikkeling van het nieuwe systeem. Gebruik ze dus als kritische noot gedurende het ontwikkelingstraject. Hierdoor creëer je een omgeving waarin er ‘ownership’ genomen kan worden over de producten en processen die worden ontwikkeld. Als resultaat een win-win situatie: een kwalitatief beter systeem dat past bij de organisatie en getrainde key-users met veel kennis over het nieuwe systeem, welke een ambassadeur en expert rol op zich kunnen nemen in de organisatie.
#3 Investeer in borging van je werkprocessen
Bij de livegang van het systeem en de migratie van de portefeuille, staat coördinatie en begeleiding centraal. Draaiboeken zijn een middel waardoor dit strak gemanaged kan worden. Tevens maakt dit het proces volledig auditable. Op het moment dat de implementatie is afgerond, is het belangrijk om de nieuwe werkprocessen goed te borgen. Niet alleen voor de operationele afdelingen zoals Acceptatie en Finance, maar ook voor IT en Functioneel Beheer. Zo zorg je ervoor dat jouw medewerkers zelfstandig met het systeem kunnen werken en wordt de kwaliteit van jouw systeem in stand gehouden. Investeer dus in borging van de processen gedurende en op het einde van je implementatietraject: dit is een investering voor de toekomst, zowel in de systeemkwaliteit als in de betrokkenheid van je medewerkers.
ITDS als partner voor een succesvolle implementatie
Experts van ITDS hebben jarenlange ervaring op het gebied van implementaties. Met ITDS haalt u een gedreven en inhoudelijke club in huis met kennis van uw producten, bedrijfsvoering en kennis van de standaardpakketten in de markt. Wilt u meer weten over hoe ITDS uw organisatie kan ondersteunen? We komen graag in contact! Stuur een email naar i.vanbesouw@itds.nl of j.dekker@itds.nl voor meer informatie.
