3 tips voor een crisisplan (dat niet in de la verdwijnt)

Stel je voor. Je bent maanden aan het zwoegen op een belangrijk plan. Vervolgens wordt het kort besproken in het maandelijks overleg en hoor je er nooit meer iets van. Al jouw ideeën, aanbevelingen en acties, er wordt niks mee gedaan. Belangrijke beleidsdocumenten – zoals het crisisplan – ontkomen hier ook niet aan. Hoe zorg je dat het crisisplan niet slechts opgesteld wordt om vervolgens nooit meer gebruikt te worden? De ITDS-crisisexperts geven drie concrete tips.

 

1) Creëer draagvlak

Crisisplannen worden vaak in isolement opgesteld. Er is slechts één afdeling bij betrokken. Vaak is dit een van de afdelingen Business Continuity, Control of Operational Exellence. Andere afdelingen zijn dan simpelweg niet betrokken geweest. Als het crisisteam het plan vervolgens wil gebruiken, werkt het niet, past het niet of klopt het niet. Het plan verdwijnt dan weer in de la. Wanneer je alle relevante afdelingen betrekt bij het opstellen, ontstaat er een vorm van ownership en het gevoel dat het plan onderdeel is van de afdeling. De waarde van het crisisplan wordt beter ingezien wanneer alle afdelingen vanaf het begin wordt meegenomen.

 

2) Houd het beknopt

Tijdens alle stress, druk op besluitvorming en overvloed aan informatie zit je als organisatie niet te wachten op uitgebreide crisisplannen. Hierdoor ziet het crisisteam door de bomen het bos niet meer. Bewaar uitgebreide analyses en werkinstructies daarom voor een training of planning. Een te gedetailleerd plan zorgt voor afwijkingen van de crisis die zich voordoet. Het is daarom de kunst om voldoende ruimte te laten in het plan om zelf te handelen en de juiste keuzes te maken. Kortom: een kort en bondig plan, met een duidelijke overkoepelende leidraad. Dit maakt de bruikbaarheid van het plan tijdens de crisis veel groter.

 

3) Zorg voor commitment (voorafgaand aan de crisis)

Het is natuurlijk lastig. Nu al nadenken over een probleem dat zich nog niet voordoet. Dit maakt het extra moeilijk om, wanneer een crisis zich uiteindelijk voordoet, de juiste mensen met het juiste mandaat aan tafel te hebben. Ondanks dat het crisisteam duidelijke rollen en verantwoordelijkheden afspreekt, veranderen die vaak tijdens de uitvoering. Dit maakt het mogelijk dat nieuwe teamleden, zonder officieel mandaat, plaatsnemen in een crisisoverleg. Vervolgens gaat de discussie voornamelijk over verantwoordelijkheden en niet over het oplossen van de crisissituatie. In dit geval is het crisisplan niet meer relevant. Zonde. Denk daarom de rollen en taken in een crisisteam voldoende uit, en maak de rolverdeling vervolgens ook definitief.