Succesvolle integratie van meerdere kantoren bij een groeiende intermediair

Klantvraag

Een Nederlandse intermediair heeft de afgelopen jaren meerdere kantoren overgenomen. Deze buy-and-build strategie biedt de mogelijkheid om snel te groeien, maar brengt ook uitdagingen met zich mee. Het is namelijk van belang dat al deze nieuwe vestigingen efficiënt en effectief worden geïntegreerd in de targetorganisatie. Het bedrijf was daarom op zoek naar een partij met inhoudelijke kennis van de intermediaire markt, die daarnaast ook de interactie met ketenpartners begrijpt – cruciale eigenschappen om succesvol te integreren. Daarnaast was het belangrijk dat er aandacht werd besteed aan de transitie en de impact op medewerkers. ITDS werd ingeschakeld om deze uitdaging aan te pakken. We ontwikkelden een gestandaardiseerd integratieproces en namen ook de verantwoordelijkheid voor de implementatie.

Onze aanpak

Het gedetailleerde en stapsgewijze integratieproces bestaat uit zes fasen: acquisitie, voorbereiding en analyse, uitvoering, dataconversie, afronding en nazorg. Hierbij biedt ITDS effectieve sturing gedurende het hele integratieproces. We verbinden met de mensen in de organisatie en begeleiden hen tijdens deze verandering. Belangrijke voorwaarden van een succesvolle integratie.

Acquisitiefase

De eerste stap in het proces is de acquisitiefase, waarin de overname van een kantoor wordt voorbereid en geformaliseerd. Dit begint vaak al voordat ITDS betrokken raakt, waarbij een kantoor wordt overgenomen onder bepaalde voorwaarden. In deze fase worden juridische aspecten en contracten vastgelegd om de overname te formaliseren. De koper van een kantoor neemt doorgaans alle activiteiten over of een deel van de portefeuille.

Voorbereidingsfase

Na de acquisitie volgt de voorbereidingsfase. Hierin wordt een grondige analyse uitgevoerd om de huidige staat van het overgenomen kantoor inzichtelijk te maken. ITDS bekijkt aspecten als de data, de vestigingslocatie, de kantoorinrichting en het IT landschap. Deze uitgebreide analyse helpt om een volledig beeld te krijgen van het kantoor op alle essentiële onderdelen. Hiermee wordt een solide basis gelegd voor een succesvolle integratie.

Uitvoeringsfase

In de uitvoeringsfase worden de noodzakelijke stappen genomen om het overgenomen kantoor te integreren in de kern organisatie. Dataschoning en dataherstel zijn de eerste stappen. Parallel wordt er bepaald op welke wijze de financiële en operationele processen worden verplaatst. Hierbij zorgen we ervoor dat zowel de kernorganisatie als het overgenomen kantoor operationeel blijft zonder onnodige onderbrekingen. Het team werkt nauw samen met het overgenomen kantoor om eventuele verschillen glad te strijken en de integratie soepel te laten verlopen.

Conversiefase

In de vierde fase wordt de data van het overgenomen kantoor overgezet naar de systemen van de target organisatie. Hierbij zorgen we ervoor dat de data correct wordt gemigreerd vanuit en naar de verschillende systemen. We voeren meerdere proefconversies en een proefprolongatie uit om te valideren of alle data goed wordt overgezet en om eventuele fouten op te sporen. Na succesvolle testen wordt de definitieve migratie gepland, waarbij de data wordt overgezet naar de IT-omgeving van de core organisatie. Hiervoor werken wij regelmatig samen met specialisten in de verzekeringsbranche.

Afrondingsfase

Na de data conversie volgt de afrondingsfase. In deze fase wordt gecontroleerd of alle data correct is gemigreerd en worden de klanten geïnformeerd over de overgang naar de nieuwe intermediair. Medewerkers van het overgenomen kantoor krijgen toegang tot de nieuwe systemen en eventuele afwijkingen worden snel opgelost. ITDS zorgt ervoor dat alle aspecten van de integratie zijn afgerond en dat de dienstverlening ononderbroken doorgaat.

Nazorgfase

In de laatste fase voeren we controles uit om er zeker van te zijn dat alles correct is overgedragen en dat er geen problemen zijn achtergebleven. Eventuele resterende issues worden opgelost en er wordt een klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd om te garanderen dat de overgang ook voor klanten soepel is verlopen. Tot slot wordt er gezorgd voor een definitieve overdracht aan de kernorganisatie. Deze fase markeert het einde van het project en de start van de normale bedrijfsvoering binnen de nieuwe omgeving.

Resultaat

Dankzij het zorgvuldig uitgewerkte en geïmplementeerde integratieproces van ITDS heeft de intermediair binnen één jaar alle geplande integraties binnen de gestelde tijdlijnen succesvol uitgevoerd. De gestructureerde aanpak van ITDS maakte het mogelijk om de kantoren binnen enkele maanden volledig operationeel te laten functioneren binnen de organisatiestructuur van het kernbedrijf. Hierdoor kon het intermediair, de schaalvoordelen benutten, wat leidde tot kostenbesparingen en verbeterde operationele efficiëntie. Met de hulp van ITDS is deze complexe uitdaging omgezet in een tastbaar resultaat — een belangrijke stap in het realiseren van de groeidoelstellingen van het intermediair.