Programma Management bij een pensioenuitvoerder: de weg naar de Wet toekomst pensioenen

VRAAG

De Wet toekomst pensioenen (Wtp) vereist een enorme transformatie bij uitvoerders om straks te voldoen aan de nieuwe situatie. Een grote en ingrijpende ontwikkeling, die eindelijk de Tweede Kamer is gepasseerd. Het moment van beginnen met deze transformatie lag eigenlijk al ver daarvoor. Het starten met aanpassingen aan het IT-landschap inclusief aangepaste portalen en nieuwe vormen van informatievoorziening zijn ingrijpend en konden niet wachten op de definitieve wet.

Een noodzaak die gelijk duidelijk was voor een grote Nederlandse pensioenuitvoerder. De organisatie sprong al vroeg op de rijdende trein waarvan de bestemming nog niet helemaal duidelijk was en begon ruimschoots van tevoren met de voorbereidingen op de Wtp. Een programma van dergelijke omvang vraagt om duidelijke procesmatige en inhoudelijke sturing. De uitvoerder schakelde ITDS in om leiding te geven aan het Wtp programma.

AANPAK

De gevolgen van de Wtp zijn ingrijpend en het is een complex proces om als organisatie alle veranderingen door te voeren. Waar begin je? De eerste stap en meteen uitdagende, is  om de omvangrijke wetgeving te vertalen naar beleidsstukken. Deze beleidsstukken zijn een vertaling van de wet naar een specifieke invulling voor de uitvoerder. Dat gaat veel verder dan alleen het overnemen van wat een wet voorschrijft. Een wet laat in de praktijk heel veel mogelijkheden toe die vragen om een eigen interpretatie. Denk bijvoorbeeld aan alle kenmerken van de pensioenproducten die moeten voldoen aan de Wtp en vaak de open normen die hierbij gelden.

Alleen dan ben je er nog niet. Alle beleidsstukken bij elkaar bevatten nog steeds heel veel informatie en zijn behoorlijk zware kost. De volgende stap is om de beleidsstukken verder te ontleden en te vertalen naar requirements. En niet alleen op een “blauwe manier”, maar juist door allerlei betrokkenen en afdelingen in de organisatie te laten doorleven wat allemaal verandert en de juiste keuzes te maken om goed voorbereid te zijn. Hierbij zijn veel vragen te beantwoorden. Hoe zien nieuwe productoplossingen eruit? Wat gaan we veranderen in alle portalen? Hoe richten we keuzebegeleiding goed in? Hoe geven we invulling aan de wettelijke verplichting om deelnemers in woorden en cijfers te informeren wat allemaal gaat veranderen? Wat is de bedieningsstrategie tijdens de transitieperiode? Hoe maken we de hele materie begrijpelijk zowel intern als extern? Het is daarbij van groot belang om alle requirements als een rode draad door het hele programma  heen consequent te hanteren en de wijzigingen scherp te definiëren. En het kan niet vaak genoeg benadrukt worden, niet alleen “blauw”, maar ook zorgen voor een samenhangende rode draad in het begrijpen, snappen en anticiperen op de Wtp.

RESULTAAT

Met de hulp van ITDS heeft de pensioenuitvoerder nu een gestructureerd en overzichtelijk pakket met eisen en wijzigingen in handen. Nu volgt de implementatie van dit plan, waar we inmiddels al druk mee bezig zijn. En alhoewel de finishlijn een paar keer is opgeschoven, zijn nu de laatste stevige kilometers van de marathon naar de Wet toekomst pensioenen aangebroken (uitgaande van een verwachte invoering op 1 juli). Moties en amendementen hebben voor de nodige aanpassingen gezorgd, dus ook die kilometers zijn nog spannend en intensief genoeg!