Succesvolle implementatie van Miles bij een Europese autofabrikant

Vraag 

Als partner van softwareontwikkelaar Sofico helpt ITDS organisaties bij de implementatie van Miles, een softwarepakket voor automotive finance, leasing, fleet- en mobilitymanagement. Dit doen we ook voor een Duitse automotivefabrikant die zich heeft afgesplitst van de moedermaatschappij. Met innovatieve software wil het bedrijf een grote sprong maken in procesoptimalisatie, klantbeleving en workflow efficiency. Positieve ervaringen met Miles in twee landen waren de aanleiding om het volledige internationale netwerk voor dit softwarepakket te onboarden. Wij ondersteunen Sofico bij het volledige implementatieproces: van budgetteren en testen tot projectmanagement en nazorg. We zorgen voor een soepele coördinatie tussen de klant en het Sofico-team, waarmee we een gestroomlijnd proces en snelle implementatie kunnen garanderen. 

Aanpak 

Inzicht in de klantbehoefte 
Voor elk land waar de organisatie actief is, is een aparte implementatie nodig. Dat heeft te maken met wet- en regelgeving: in het Verenigd Koninkrijk gelden bijvoorbeeld andere regels dan in Polen. We startten daarom met gesprekken met de klant om wensen en verwachtingen in kaart te brengen. Hiervoor organiseerden we workshops met de belangrijkste stakeholders. In vijf tot zes weken behandelden we alle onderdelen van het softwaresysteem.
 
Prioriteiten stellen 
Tijdens de workshops bespraken we ook de technische en functionele eisen. Met onze ervaring en frisse blik hielden we de klant scherp: was een functie écht cruciaal voor de livegang, of kon deze later worden toegevoegd? Daarnaast moest de functie binnen de mogelijkheden van Miles passen. Dit vroeg om goed verwachtingsmanagement en het stellen van prioriteiten. Op basis van de eisen maakten we user stories; de specifieke functies die de klant in het systeem wilde hebben. Deze kwamen op de backlog, een lijst met gewenste functionaliteiten. Zo konden we essentiële functionaliteiten voorrang geven. 
 
Van programmeren tot implementeren 
Daarna volgde het ontwikkelproces. Hierbij zorgden de developers van Sofico voor het programmeren van de software. De ITDS-consultants borgden een gestroomlijnd implementatieproces. Dit betekende dat we problemen oplosten, risico’s beheerden, de voortgang bewaakten en budgetten controleerden. We bleven ook voortdurend in gesprek met de klant en Sofico-experts. Sofico richtte zich op de technische inhoud, terwijl wij ons focusten op het proces, doorlooptijd en het klantperspectief. Met altijd het afgesproken eindresultaat in het achterhoofd. Omdat we de taal van zowel de developers als die van de business spraken, zorgden we ervoor dat de wensen van de business goed werden doorvertaald. 

Klaar voor de livegang 
Vlak voor de livegang zorgden we ervoor dat er consultants aanwezig waren om medewerkers door het systeem te begeleiden, vragen te beantwoorden en eventuele problemen op te lossen. Dit gebeurde meestal twee tot drie keer per implementatieperiode. Daarnaast zetten we een intern ambassadeursnetwerk op, zodat er altijd iemand beschikbaar was om vragen te beantwoorden en te helpen bij problemen.

Resultaat

Onze ervaren implementatiespecialisten waren in staat om een succesvolle implementatie en livegang van Miles te realiseren in meerdere landen. Door onze jarenlange ervaring, diepgaande kennis van standaardpakketten en sterke partnerships met softwareleveranciers zijn we in staat om de voordelen van elk mogelijk standaardpakket optimaal te benutten. Daarnaast zorgt onze pragmatische aanpak voor een (kosten)efficiënte en beheerste implementatie. Ter vergelijking: normaal gesproken duurt het drie tot vier jaar om Miles in één land volledig te implementeren. Ons lukte het om binnen een tijdsbestek van 3,5 jaar live te zijn in vier landen. En binnenkort volgen er meer. Dankzij onze hulp heeft de klant nu een toekomstbestendig, compliant systeem waarmee het bedrijf een grote efficiencyslag maakt en positieve impact is gemaakt op het gebied van wetgeving, workflows en markt- en klantgerichtheid.