Het opzetten van een centraal proces voor dataverzoeken

VRAAG

Een grote verzekeringsmaatschappij streeft naar het neerzetten van een organisatiestructuur binnen het pensioendomein waarbij data zo effectief mogelijk kan worden ingezet. Een van de bouwstenen van deze structuur is snelle toegang tot data voor iedereen in de organisatie. Iets dat bij de verzekeraar nog niet het geval was. Er ontbrak namelijk een centrale aanpak voor het indienen van dataverzoeken. Hierdoor was er weinig inzicht in de databehoeften van alle werknemers. Voor het realiseren van deze verbeterslag schakelden ze de hulp in van ITDS vanwege de uitgebreide kennis en ervaring met data management processen binnen de financiële dienstverlening. Samen met de organisatie ontwikkelden we een Data Demand Office; een centraal aanspreekpunt waar medewerkers dataverzoeken in kunnen dienen.  

AANPAK

Voorheen werd een groot aantal dataverzoeken neergelegd bij willekeurige scrumteams. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een verzoek voor de aanlevering van een dataset voor een geautomatiseerd proces, of een vraag naar een rapportage voor de toezichthouder. Deze versnipperde manier van communiceren vergrootte echter de kans op fouten en miscommunicatie. Bovendien was deze manier van werken verreweg van efficiënt. Om dit proces van de juiste efficiëntieslag te voorzien, begonnen we met het in kaart brengen van alle lopende dataverzoeken. Door deze te analyseren, kregen we een goed beeld van de data behoeften van de organisatie. 

De vervolgstap was het bepalen van de beste aanpak en bijbehorende techniek voor het automatiseren van het proces. Belangrijk hierbij is om ook de organisatie mee te nemen in deze keuze. Er zijn natuurlijk meerdere systemen en processen die we kunnen toepassen, maar het moet ook aansluiten bij de wens en structuur van de organisatie. Azure Logic Apps in combinatie met Azure Devops voor de administratie werd uiteindelijk als meest passend ervaren. Met deze cloudoplossing kon de gegevensverzameling- en analyse worden gestroomlijnd en tijd en middelen worden bespaard. 

Daarna werd het implementatieproces gestart. Het platform Sharepoint werd aangewezen als centraal loket waar werknemers dataverzoeken kunnen indienen. Voor het proces aan de ‘achterkant’ hebben we rekening gehouden met het borgen van privacy, security en architectuur. Elk dataverzoek wordt getoetst op deze vereisten en vervolgens toegekend aan het juiste scrumteam. Dit gebeurt door vertegenwoordigers van zowel Business als IT. Tijdens het proces hebben we ook aandacht besteed aan de transparantie van het proces, door blijvend contact te houden met de aanvrager.  

Een andere belangrijke factor, die men vaak vergeet, is de nazorg van het project. Werknemers moeten op de hoogte worden gebracht van het nieuwe proces. In de communicatie naar de organisatie toe wordt het belang van een Data Demand Office voor de organisatie benadrukt. Dit verbetert de acceptatie van het nieuwe proces en vergroot het draagvlak. Uiteindelijk valt of staat het succes van een verandering in processen met de waarde ervan voor de hele organisatie.  

RESULTAAT

Door het opzetten van een Data Demand Office heeft de verzekeraar binnen het pensioendomein meer inzicht in- en controle over de databehoeften van werknemers. Bovendien heeft het gezorgd voor een grote efficiëntieslag, waarbij communicatie rondom dataverzoeken minder versnipperd is en de juiste taken bij de juiste teams terechtkomen. Hierdoor wordt ook de kwaliteit verhoogd en is er meer controle vanuit privacy, security en architectuur doeleinden. De aankomende periode zullen de behoeften van de organisatie nog regelmatig worden geëvalueerd. Zo kan het Data Demand Office zich blijven ontwikkelen, waardoor het proces elke dag verbetert.