Ontvang 4x per jaar het laatste nieuws rond IT en dienstverlening.
Een nieuw IT-systeem implementeren is één ding. Zorgen dat het goed samenwerkt met alle andere systemen binnen je organisatie, is een tweede. Zeker bij financieel dienstverleners, waar het geheel van applicaties, processen en koppelingen door de jaren heen steeds verder zijn uitgebreid. Hoe zorg je dat een vernieuwing niet alleen vandaag werkt, maar ook op de lange termijn de juiste keuze blijkt? Bij de Vereende houdt Paul van Raaij, Senior Manager bij ITDS, zich precies met dat vraagstuk bezig. Als IT-architect helpt hij de organisatie om overzicht te creëren, slimme technische keuzes te maken en te bouwen aan een toekomstbestendig applicatielandschap.
Eén verandering raakt het hele IT-landschap
De Vereende is geen doorsnee verzekeraar. De organisatie biedt onder andere verzekeringsoplossingen voor risico’s die elders moeilijk te verzekeren zijn en voert daarnaast verschillende bijzondere regelingen uit voor het Waarborgfonds Motorverkeer, Nederlands Bureau, Atoompool en de NHT. Dat maakt ook het IT-landschap complex. Door de jaren heen zijn verschillende applicaties en koppelingen ontstaan om al die activiteiten te ondersteunen.
Momenteel werkt ITDS samen met de Vereende aan de implementatie van een nieuw polis- en schadeadministratiesysteem (ANVA 6) en een nieuw financieel systeem (AFAS). Een omvangrijk traject, waarbij al snel duidelijk wordt dat de impact veel verder reikt dan deze twee systemen. “Als je de twee kernapplicaties gaat vervangen, dan raak je eigenlijk bijna alles”, vertelt Paul. “Dan ben je niet alleen een polisadministratie en een financieel pakket aan het vervangen, maar eigenlijk je hele applicatielandschap opnieuw aan het inrichten.” Naast zijn rol binnen de IT- en integratiewerkzaamheden kijkt Paul als architect naar het grotere geheel. Welke systemen zijn van elkaar afhankelijk? Welke koppelingen moeten worden aangepast? En hoe zorg je dat nieuwe oplossingen passen bij de ambities van de organisatie, zonder onnodige complexiteit of kosten toe te voegen?
De samenhang bewaken
IT-architectuur klinkt misschien als een technisch specialisme dat zich vooral achter de schermen afspeelt. Maar volgens Paul is het juist essentieel voor het maken van goede bedrijfskeuzes. Hij vergelijkt zijn werk met dat van een architect in de bouw. “Eigenlijk is het het maken van de blauwdruk van hoe het totaal er uiteindelijk uit moet zien en in elkaar moet passen.” Bij de Vereende begon dat met het in kaart brengen van de bestaande situatie. Er waren al volop plannen, documentatie en ideeën aanwezig. De uitdaging zat vooral in de onderlinge samenhang. Welke bedrijfsprocessen worden door welke applicaties ondersteund? Hoe lopen de koppelingen tussen systemen? En welke gevolgen heeft het als je ergens iets verandert?
Paul brengt die verbanden in kaart, van bedrijfsstrategie en processen tot applicaties en de onderliggende infrastructuur. Zo ontstaat inzicht in wat er al is, wat ontbreekt en welke keuzes nodig zijn om de organisatie verder te helpen. Daarbij zijn de strategische doelstellingen leidend. Voor de Vereende zijn eenvoud en kostenbeheersing belangrijke uitgangspunten. Ook wil de organisatie meer datagedreven werken. De IT-architectuur moet die ambities ondersteunen en voorkomen dat nieuwe oplossingen juist meer complexiteit introduceren.
Slim vernieuwen betekent niet alles vervangen
Een versnipperd IT-landschap volledig opnieuw opbouwen klinkt misschien aantrekkelijk. Toch is dat volgens Paul zelden de verstandigste keuze. “Alles opnieuw doen is over het algemeen nooit de meest handige oplossing.” Bij de Vereende wordt daarom per onderdeel bekeken wat behouden kan blijven, wat aangepast moet worden en waar vernieuwing daadwerkelijk waarde toevoegt. Een concreet voorbeeld is het ophalen van bedrijfsgegevens. Waar hiervoor een externe partij werd gebruikt, biedt ANVA 6 de mogelijkheid om rechtstreeks met gegevens van de Kamer van Koophandel te werken. Dat kan aanleiding zijn om de bestaande oplossing te vervangen. Hetzelfde geldt voor outputmanagement. ANVA biedt hiervoor zelf een oplossing, waardoor het logisch is om opnieuw te kijken naar de huidige inrichting en af te wegen of de toegevoegde waarde daarvan nog opweegt tegen de kosten. Het zijn precies dit soort afwegingen waarbij technische expertise het verschil maakt. Niet alleen kijken of een oplossing technisch mogelijk is, maar ook hoe deze aansluit op bestaande systemen, wat de gevolgen zijn voor beheer en onderhoud en welke keuze op de lange termijn het meest verstandig is.
Architectuur werkt alleen als de organisatie meebeweegt
Een goede IT-architectuur draait niet uitsluitend om systemen en techniek. Minstens zo belangrijk is dat de organisatie de gemaakte keuzes begrijpt en ondersteunt. “Zonder samenwerking krijg je geen resultaat”, benadrukt Paul. Bij de Vereende werkt hij daarom niet alleen aan het technische ontwerp, maar ook aan het ontwikkelen van een gezamenlijke werkwijze. Zo helpt hij bij het opstellen van een architectuurvisie, leidende principes en afspraken over besluitvorming. Denk aan uitgangspunten voor het gebruik van bestaande platforms, informatiebeveiliging en het beoordelen van nieuwe applicaties.
Die afspraken moeten vooral praktisch toepasbaar zijn. Paul gelooft niet in een architectuur die uitsluitend bestaat uit strikte regels en uitgebreide documentatie. Er moet ruimte blijven om onderbouwd van een principe af te wijken als de situatie daarom vraagt. Bovendien is het belangrijk dat de kennis binnen de organisatie wordt geborgd. Daarom werkt Paul samen met een medewerker van de Vereende die zijn werkzaamheden op termijn kan overnemen. “Het is veel duurzamer als een organisatie zelf dit omarmt.” Zo draagt ITDS niet alleen bij aan de huidige transformatie, maar helpt het de Vereende ook om toekomstige IT-beslissingen zelfstandig en weloverwogen te nemen.
Van technische expertise naar concrete vooruitgang
De eerste belangrijke stappen zijn inmiddels gezet. De bestaande bedrijfsfuncties, processen en applicaties zijn in kaart gebracht. Daarnaast ligt er een architectuurvisie, zijn leidende principes opgesteld en is een voorstel ontwikkeld voor de manier waarop architectuur structureel onderdeel wordt van de besluitvorming. Daarmee is de basis gelegd om de impact van de nieuwe systemen op het totale applicatielandschap verder uit te werken.
De opdracht bij de Vereende laat zien dat een IT-transformatie verder gaat dan het implementeren van nieuwe systemen. De keuzes die nu worden gemaakt, bepalen ook hoe eenvoudig de organisatie in de toekomst processen kan aanpassen, nieuwe functionaliteiten kan toevoegen en bestaande systemen kan onderhouden. In zijn rol als IT-architect kijkt Paul daarom niet alleen naar wat er technisch mogelijk is, maar vooral naar wat op de lange termijn verstandig is. Dat is niet alleen relevant voor grote verzekeraars. Ook kleinere verzekeraars, intermediairs en volmachtbedrijven hebben vaak te maken met complexe IT-landschappen, terwijl specialistische architectuurkennis niet altijd intern beschikbaar is. Juist bij ingrijpende veranderingen is het belangrijk om iemand te hebben die het totaal overziet en de verbinding legt tussen de bedrijfsdoelstellingen en de onderliggende techniek.
Begin bij wat je al hebt
Welke stap zouden organisaties volgens Paul als eerste moeten zetten wanneer ze hun IT-landschap toekomstbestendiger willen maken? Zijn advies is helder: “Zorg dat je overzicht hebt van wat je hebt. Van je huidige situatie.” Want pas wanneer je weet welke processen, applicaties en koppelingen er zijn en hoe die met elkaar samenhangen, kun je bepalen hoe je het beste naar de gewenste situatie toewerkt.
Wil je meer grip krijgen op jouw IT-landschap?
Of je nu voor een grote systeemvervanging staat of bestaande applicaties slimmer wilt laten samenwerken: ITDS helpt je om de juiste keuzes te maken. Met een combinatie van sectorkennis, technische expertise en een pragmatische aanpak bouwen we samen aan een IT-architectuur die jouw organisatie verder brengt.