Marc Boorsma: ‘Transitie naar nieuwe pensioenstelsel haalbaar binnen 4 jaar? Wél met de juiste benadering’

Inmiddels hebben de meeste pensioenorganisaties de keuze voor een nieuw pensioenadministratiesysteem gemaakt. De implementatiefase is aangebroken! Dat betekent alle hens aan dek om de deadline van de Wet toekomst pensioenen (Wtp) te halen. En een solide basis neer te zetten om klanten te voorzien van de best mogelijke dienstverlening. Maar wat is de beste manier om te werk te gaan? Senior Manager Marc Boorsma ziet meerdere benaderingen, maar is van mening dat een goede afweging noodzakelijk is!  

De meeste pensioenuitvoerders zijn gestart met het implementeren van een nieuw pensioenadministratiesysteem. Allen met als doel de oude pensioenadministratie te vervangen én klaar te zijn voor het startmoment van de nieuwe SPR- of FPR- regeling voor de pensioenfondsen. Hoe het implementatieproces wordt aangepakt? Dat is voor iedere uitvoerder verschillend. Toch zien we duidelijk twee benaderingen in de markt: organisaties die beginnen met het uitfaseren van het oude systeem en organisaties die eerst het nieuwe systeem helemaal Wtp-klaar maken.  

Out with the old, in with the new 

Organisaties die kiezen voor de eerste benadering willen eigenlijk zo snel mogelijk van het oude legacy systeem af. Centraal hierbij staat een snelle implementatie en migratie van de portefeuille naar het nieuwe doelsysteem. Pas daarna wordt de focus gelegd op het geschikt maken van het nieuwe systeem voor de transitie naar de Wtp. Je kunt je oude systeem snel afschrijven en beginnen aan de nieuwe situatie.  

Dit lijkt een logische volgorde en het meest kosteneffectief, maar in de praktijk kan het best tegenvallen. Het is namelijk geen nieuws dat implementaties nog weleens uitlopen of dat niet alle benodigde functionaliteit beschikbaar is op het gewenste moment.  De implementatie van een pensioenadministratie is namelijk een groot project, met veel afhankelijkheden en ingewikkelde producten en regelingen. Als je rekening houdt met deze factoren (of daadwerkelijk een realistische planning zou opstellen) is de kans groot dat er weinig tijd overblijft voor de implementatie van de Wtp. Afspraken over de startdatum van de nieuwe regeling worden nu gemaakt met fondsen en in het beste geval schuift de einddatum nog een klein stukje op. Maar hoe dan ook heb je te maken met een harde deadline! 

Hierdoor loop je het risico dat je niet op tijd klaar bent en klanten moet teleurstellen of erger, dat de organisatie niet aan de Wtp voldoet. Bovendien vereist deze benadering niet één maar twee grote projecten. Het eerste project betreft het migreren van data van het oude systeem naar het nieuwe systeem binnen de bestaande regeling. Vervolgens moet je de bestaande regeling in het nieuwe systeem omzetten naar een Wtp-regeling. Beide projecten vragen om tijd en mankracht gaan gepaard met risico’s zoals verlies van datakwaliteit, communicatie naar deelnemers en complexiteit in oude rechten. Twee projecten betekent twee keer zoveel kans op deze risico’s. 

First things first 

Een beter alternatief is beginnen met het klaarmaken van het nieuwe systeem voor de Wtp, terwijl het oude systeem up and running blijft. Op deze manier kun je de migratie naar het nieuwe systeem combineren met de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel. Zo heb je meer tijd en ruimte om de Wtp-implementatie goed en tijdig uit te voeren. Als je dan eenmaal start met de transitie naar de nieuwe pensioenwet hoef je je alleen nog te concentreren op één ding: de migratie. Hierdoor bespaar je kosten en heb je bovendien meer grip op de datakwaliteit.  

Een ander voordeel van deze benadering is dat je meer controle en sturing hebt op de planning. Niet elk pensioenfonds zal namelijk op hetzelfde moment overgaan. De transitie kalender bepaalt de volgorde en het tempo waarin de migraties moeten worden uitgevoerd. Zo kun je blijvend een vinger aan de pols houden en is het makkelijker om je aan de planning te houden. Bovendien hoef je je aan het begin van het proces niet druk te maken over de oude, ingewikkelde legacy en alle uitzonderingssituaties die hierbij komen kijken. Je neemt de ellende uit het verleden namelijk niet mee tijdens dit proces.  

Prioriteiten stellen 

De enige uitdaging van deze benadering is dat je voor een langere periode twee systemen moet onderhouden. Dit kan veel van de organisatie vragen en bovendien aardig in de papieren lopen, maar met de juiste aanpak en voldoende mankracht is dit zeker haalbaar. Je moet jezelf dus eigenlijk afvragen wat belangrijker is: het risico dat je de klant niet kunt bedienen bij het halen van wettelijke deadlines of de kosten van het (tijdelijk) onderhouden van een extra systeem. Als je vertraging oploopt doordat de uitfasering van het oude systeem te lang duurt, kunnen de kosten namelijk ook hoog oplopen.

Voor welke benadering je ook kiest, de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel is hoe dan ook een kostbaar proces. Het belangrijkste is uiteindelijk dat we de klanten de best mogelijke dienstverlening kunnen bieden bij deze grote transitie. En daarbij zijn goede afwegingen en het beperken van risico’s cruciaal om gestelde deadlines te halen. Daarom is mijn advies aan pensioenuitvoerders die eerst beginnen met de uitfasering van het legacy systeem dan ook: ‘beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald.’ Oftewel het is nog niet te laat om de focus te leggen op de Wtp- functionaliteit en de uitfasering van het legacy systeem later te doen. Op deze manier heb je meer controle op de planning, zijn er minder risico’s waar je rekening mee moet houden en kun je klanten verzekeren van een zorgeloze transitie naar de nieuwe pensioentoekomst.