Strakke lijnen, heldere deadlines, mijlpalen en een goede aansturing: het opzetten en leiden van een project lijkt zo simpel. In polderend en eigenwijs Nederland is een hiërarchische structuur en ‘erbovenop zitten’ echter niet altijd de beste manier om iets gedaan te krijgen. Veel projectleden hechten aan hun autonomie en vrijheid om zelf taken in te delen en hun zegje te doen. De Nederlandse projectmedewerker wil invloed op het proces uit kunnen oefenen. Ingewikkelder wordt het wanneer projectleden werkzaamheden voor het project moeten combineren met hun normale, dagelijkse werkzaamheden. Ze voelen zich verplicht zich voor beide taken maximaal in te zetten en niet het ene onder het andere te laten lijden, waardoor ze ruimte nodig hebben hun taken zelf in te delen. Bovendien is de cultuur van het bedrijf een belangrijke factor. Binnen sommige organisaties is het strak inrichten van een project eenvoudiger dan in andere en bestaat er minder weerstand tegen een door het project extra opgelegde druk.
Aangezien er niet bij elk project de luxe is projectleden te hebben die volledig voor het project kunnen worden ingezet, moet de beste manier gevonden worden om projectleden gemotiveerd en betrokken te houden, zonder dat ze het project en de projectdoelstellingen uit beeld verliezen. Door iedereen de ruimte te geven taken naar eigen inzicht op te pakken vergroot je het verantwoordelijkheidsgevoel. De projectleden voelen zich vrijer in hun doen en laten en ervaren waarschijnlijk minder druk. Vooral in meer informele omgevingen kan dit een prima manier zijn om de projectleiding in te richten. Risico hierbij is het omslagpunt: zodra de deadline dichtbij komt of niet gehaald dreigt te worden, moeten de troepen gemobiliseerd worden en moeten de projectleden opeens gedwongen worden hun taken niet meer in eigen tempo op te pakken, maar in het tempo dat past binnen de planning van het project. De eerder genoemde weerstand tegen het strakke leiden van het project kan dan weer tevoorschijn komen.
De manier om ervoor te zorgen dat ook de diegenen die vrijheid en ruimte willen tevreden blijven en toch deadlines halen? Van begin af aan kaders stellen en een heldere planning maken waarbinnen de projectleden zich in grote mate vrij kunnen bewegen. De voortgang meten door bijvoorbeeld periodieke terugkoppeling is binnen deze vrijheid een vereiste. Daarnaast zullen ook de vrije vogels ervan doordrongen moeten zijn dat, als puntje bij paaltje komt, vrijheid opgeofferd moet worden voor het grotere doel: het realiseren van het project.